Sebuah firma konsultan strategi dan operasi global terkemuka, The Hackett Group, menyebut bahwa sekitar 30% perusahaan yang masih menggunakan metore PO manual lebih rentan mengalami human error seperti kehilangan dokumen, duplikasi, dan kesalahan input data. Selain rentan salah, PO manual juga memakan waktu lebih lama.
Manajemen inventory menjadi elemen penting, utamanya bagi bisnis yang bergerak di bidang distributor atau manufaktur. Untuk mengefisiensi operasional, tak sedikit perusahaan yang beralih dari manual ke sistem otomatis. Artikel ini akan memberikan beberapa rekomendasi software purchase order (PO) yang bisa kamu jadikan referensi untuk mengatur pesanan jadi lebih praktis dan efisien. Selamat membaca!
Mengapa perlu beralih ke software purchase order?
Purchase order adalah dokumen komersial yang dibuat oleh perusahaan, lebih tepatnya departemen purchasing atau keuangan, untuk melakukan pemesanan barang/jasa ke pihak pemasok (vendor). Di dalamnya berisi tentang rincian pemesanan barang, seperti jenisnya, jumlah, dan harga.
Sementara software purchase order adalah sistem aplikasi yang digunakan perusahaan untuk mengatur proses pemesanan dari pemasok. Jadi, sistem tersebut menjadi pusat untuk mengatur operasional manajemen inventory, dari pembuatan pesanan hingga proses penerimaan barang.
Baca juga : 4 Rekomendasi Software Akuntansi Gratis untuk UMKM
Digitalisasi menjadi sebuah keniscayaan di era disrupsi teknologi digital. Bisnis mulai dari skala kecil hingga besar melakukan transformasi digital, beralih dari manual ke otomatis. Bayangkan, apa jadinya jika bisnis saat ini masih tetap menggunakan proses procurement secara manual? Anda mungkin akan menghadapi persoalan berulang, seperti pengiriman terlambat, input data keliru, dan sulit melacak status pesanan.
Studi dari transparency International Indonesia menyimpulkan bahwa sistem yang tidak tepat menyebabkan proses procurement rentan terhadap penyimpangan dan inefisiensi. Digitalisasi menjadi solusi efektif untuk meminimalisir penyimpangan tadi. Melansir dari Gartner, perusahaan yang beralih ke software purchase order digital mampu mengurangi risiko human error hingga 75%, mempercepat proses pengadaan, dan naiknya transparansi data.
Selain meminimalisir human error, software Purchase order akan mengefisiensi biaya pembelian. Hal ini karena sistem tersebut bisa mengotomatiskan pekerjaan berulang Anda. Tim Anda juga tidak lagi repot mengisi formulir PO secara manual. Anda bisa membuat PO lebih mudah, dan cepat.
Biasanya, software purchase order juga terintegrasi dengan sistem manajemen inventaris. Sehingga sistem PO berjalan otomatis sesuai level stok barang. Anda bisa dengan mudah melacak pesanan secara real time, dari pemesanan hingga pengiriman barang pesanan. Intinya, software purchase order
Berikut daftar software purchase order (PO) terbaik versi tim Akuntansiku
MASERP
Bisa dibilang, MASERP adalah software PO andalan banyak perusahaan. Dengan software ERP dengan base accounting, MASERP juga memiliki fitur PO di modul pembelian. Jadi, pengguna bisa membuat PO lebih mudah dan praktis untuk dikirimkan ke supplier sekaligus melacak tagihan sesuai dokumen PO tadi.
Software PO berbasis website ini mengefisiensi operasional, terutama dalam manajemen inventory. Sehingga, Anda bisa mengefisiensi waktu karena tidak perlu melakukan double input. Anda bisa melihat semua daftar transaksi pembelian, dan tahu mana saja daftar PO yang belum selesai diproses dan menutup PO tersebut.
Menariknya, pengguna bisa membayar PO sesuai jumlah pengiriman barang real. Pengguna membuat tanda terima barang secara parsial, lalu membayar ke supplier sesuai jumlah barang yang diterima, bukan jumlah yang tertera di dokumen PO.
Sleekr
Sleekr merupakan aplikasi akuntansi online berbasis cloud. Aplikasi sleekr juga menyediakan software PO yang mengelola proses pengadaan lebih efektif dan efisien. Sleekr memiliki desain antarmuka yang user-friendly, sehingga aplikasinya mudah dipahami.
Kelebihan lain, sleekr membedakan pembelian dan penjualan secara sederhana. Sehingga proses pembuatan faktur, penawaran harga, dan lainnya jadi lebih mudah. Beberapa fitur yang ada di sleekr seperti, otomatisasi proses penagihan, desain faktur yang fleksibel, pelacakan harga produk dan catatan stok, serta laporan harian pembelian dan penjualan.
Odoo
Software PO dari Odee memiliki tampilan antar muka menarik, kemudahan dalam kustomisasi serta penggunaannya. Aplikasi yang dikembangkan oleh Fabien Pinckaers ini menawarkan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) berbasis rangkaian aplikasi open source. Singkatnya, satu aplikasi untuk setiap kebutuhan seperti penjualan, integrasi layanan, pemasaran, manajemen keuangan, pengembangan situs, dan optimasi tim.
Beberapa kelebihan software PO Odoo diantaranya:
- Punya fitur banyak tapi tampilan antar muka masih tetap user friendly
- Mudah dikustomisasi mengikuti kebutuhan perusahaan
- Mudah diintegrasikan dengan sistem lain
Procurify
Procurify adalah software PO asal Kanada yang bisa mengelola proses pembelian lebih efektif dan efisien. Berdiri pada tahun 2015, Procurify berkembang menjadi salah satu software PO terkemuka, banyak dipakai di kalangan perusahaan menengah hingga skala besar.
Pengguna bisa memonitor setiap tahap siklus pembelian, mulai dari permintaan pembelian, pembuatan PO, persetujuan dan pengiriman barang. Procurify juga punya fitur pelaporan yang lebih kompleks, sehingga pengguna lebih mudah untuk menganalisis tren pengeluaran perusahaan. Beberapa fitur dalam Procurify:
- Otomatisasi purchase order email
- Pengelolaan biaya
- Manajemen pemasok
- Pelacakan pengiriman, akurasi, dan harga
Paper.id
Paper.id adalah platform penagihan dan pembayaran bisnis dari Indonesia yang bisa mengelola PO secara digital. Platform gratis ini bisa dipakai untuk bisnis dari skala kecil hingga enterprise. Jadi, pengguna bisa membuat PO melalui perangkat mobile (handphone) atau desktop.
Salah satu keunggulan Paper.id adalah terintegrasi dengan invoice dan pembayaran. Artinya, PO yang sudah dibuat bisa langsung diubah menjadi invoice. Jadi, semua proses bisa Anda selesaikan dalam melalui satu platform.
Baca juga : Mengatur Fitur Budgeting di Aplikasi Akuntansiku
Itulah tadi lima rekomendasi software purchase order yang bisa Anda jadikan referensi untuk mengatur pesanan jadi lebih praktis dan efisien. Pastikan penggunaanya disesuaikan dengan budget dan kebutuhan bisnis. Untuk laporan keuangan harian atau pencatatan jurnal simple, Anda bisa manfaatkan sofware akuntasi gratis seperti aplikasi Akuntansiku. Software pembukuan ini punya fitur akuntansi cukup lengkap, dengan biaya langganan yang sangat fleksibel. Sehingga, cocok digunakan oleh pelaku UMKM. Download aplikasinya di bawah!
