Account Payable: Mencatat Utang Usaha dalam Akuntansi

Sobat Akuntansiku, pernah gak sih panik melihat tumpukan tagihan yang harus dibayar? Mulai dari bahan baku supplier, biaya langganan software bulanan, sampai ongkos logistik. Kalau tidak diatur, rasanya kok seperti domino yang jatuh satu per satu, dan efeknya bisa menyebabkan keuangan bisnis berantakan.

Kalau benar mengalami kondisi seperti tadi, tenang saja, Kamu gak sendiri kok! Tagihan dalam bisnis itu sesuatu yang wajar. Di dunia akuntansi, semua daftar tagihan tadi dikenal dengan sebutan utang usaha, terjemahan bahasa inggrisnya adalah Account Payable (AP).

Tak sedikit orang yang berpikir bahwa account payable cuma urusan bayar-membayar. Padahal, AP justru menjadi kunci penting bagi perusahaan. Jika dikelola dengan baik, account payable menjadikan cash flow perusahaan tetap sehat, dan menjaga hubungan dengan vendor.

Sepenting itukah mencatat utang usaha dalam akuntansi, dan memasukkannya dalam laporan keuangan atau pembukuan? Artikel ini akan menguraikan tentang account payable, mulai dari definisi, perbedaannya dengan account receivable, alur pembuatan, dan tips pengaturannya. 

Baca juga : 5 Tips Mengelola Piutang agar Cash Flow Bisnis Tetap Sehat

Apa Itu Account Payable?

Sederhananya, account payable adalah utang jangka pendek perusahaan ke pihak lain karena pembelian barang atau jasa yang belum dibayar. Pihak lain yang dimaksud disini adalah pemasok (supplier), dan vendor. 

Contohnya, kamu membeli stok barang dari supplier A di tanggal 10 Agustus, tapi pembayaran baru dilakukan pada tanggal 10 di bulan berikutnya atau sesuai kesepakatan. Contoh lain,  perusahaanmu menggunakan jasa digital marketing untuk menjual produk secara online selama 3 bulan. Nah sesuai kesepakatan, tagihan akan kamu terima setelah projek sudah dilaksanakan.

Ketika barang atau jasa sudah diterima namun pembayarannya belum, maka di laporan keuangan perusahaan nilainya akan masuk ke kolom utang usaha (AP). Penting untuk diketahui bahwa kewajiban muncul bukan saat seseorang memesan barang/jasa, tapi ketika barang/jasa tersebut sudah diterima. 

Account Payable vs Account Receivable. Ini bedanya!

Account Payable (AP) vs Account Receivable (AR) dikira sama, namun ternyata keduanya berbeda. Account Payable (utang usaha) adalah uang keluar, kewajiban perusahaan untuk membayar pihak lain. Sementara Account Receivable (Piutang Usaha) kebalikannya, yaitu uang masuk, hak perusahaan yang ditagihkan dari pelanggan.

Contoh sederhana, bayangkan kamu lagi nongkrong di sebuah cafe bersama teman-teman. Nah, berarti tagihan yang kamu bayar ke kasir itu disebut AP. Jika kamu membayarkan terlebih dahulu pesanan teman-teman, maka uang gantinya bisa disebut AR. Jadi, AP menyebabkan dompetmu berkurang, sementara AR akan membuat dompet bertambah.

Baca juga : Piutang Tak Tertagih: Bagaimana Mengatasinya dan Dampaknya pada Keuangan Bisnis

Kenapa Account Payable Itu Penting?

Ada beberapa alasan mengapa AP jadi salah satu urat nadi dalam bisnis:

1. Menjaga arus kas (cash flow): Kalau perusahaan bisa mengatur utang dengan tepat, maka mereka akan tetap bisa memiliki cukup dana untuk biaya operasional sehari-hari.
2. Membangun reputasi : Pembayaran yang tepat waktu akan menciptakan trust kepada vendor, sehingga mereka akan memberimu prioritas tertentu seperti harga spesial, atau syarat pembayaran yang lebih fleksibel.
3. Menghindari risiko denda : Telat bayar utang artinya akan terkena denda. Bayangkan jika kita terus-menerus harus membayar denda karena telat bayar, tentu lama-kelamaan bisnis akan merugi. 
4. Membantu pengambilan keputusan : Data AP yang rapi memudahkan manajemen untuk mengetahui seberapa banyak utang yang mesti dibayar dalam waktu dekat, sehingga keputusan keuangan jadi lebih akurat.

Alur Kerja Account Payable

Mengelola utang usaha tidak sesederhana ungkapan terima tagihan lalu bayar. Ada workflow agar pencatatan lebih aman dan rapi. Berikut alur kerjanya:

1. Invoice masuk : Vendor mengirim tagihan.
2. Pengecekan & verifikasi: tim keuangan akan mencocokkan invoice dengan PO dan barang/jasa yang udah diterima (proses ini sering disebut 3-way matching).
3. Jika data sudah oke, Manajer akan menyetujui dokumen untuk dibayarkan.
4. Invoice tadi akan dicatat dalam sistem akuntansi.
5. Terakhir, proses pembayaran sesuai metode yang disepakati saat jatuh tempo. Pembayaran bisa menggunakan metode transfer, cek, atau sistem pembayaran lain.
6. Pengarsipan : semua dokumen disimpan sebagai bukti transaksi dan persiapan audit.

Trik Jitu Mengatur Account Payable

Setelah memahami alur kerja account payable, sekarang kita perlu tahu cara mengaturnya agar bisa jadi keungulan untuk bisnis, bukan malah jadi beban perusahaan. Berikut beberapa rekomendasi strategi yang bisa kamu terapkan untuk mengatur account payable.

Pertama, gunakan teknologi agar lebih ringan. Mengatur AP secara manual ibarat kita membuat tulisan masih mengguakan mesin ketik manual. Bisa sih, tapi tentu merepotkan bukan! Daripada harus sibuk melakukan pekerjaan entry data, tim keuangan bisa fokus ke pekerjaan lain yang jauh lebih starategis. Apalagi, sekarang sudah banyak rekomendasi software akuntansi yang akan memudahkanmu untuk:

1. Membuat invoice secara otomatis, sehingga akan meminimalisir salah ketik
2. Memberikan peringatan atau notifikasi secara otomatis agar pembayaran utang tidak telat 
3. Mengetahui data terkait utang secara real time, dan bisa diakses secara fleksibel
4. Memudahkan proses approval, tanpa perlu menghabiskan waktu dan kertas.

Tips kedua, membangun hubungan baik dengan vendor. Anggaplah vendor adalah partner kita, bukan hanya orang yang nagih duit. Kalau kamu rajin bayar tepat waktu, mereka biasanya akan memberikan umpan balik yang positif, seperti pelayanan cepat, syarat pembayaran lebih fleksibel. Bahkan mereka bisa memberikan kita harga lebih bersahabat. Sebaliknya, kalau sering telat bayar, siap-siap dicap `klien ribet` yang bikin vendor males kerja sama lagi. 

Terakhir, terapkan strategi pembayaran yang cerdas. Mengatur AP itu ada kaitannya dengan keseimbangan. Kita gak perlu terburu-buru untuk membayar, tapi jangan juga terlalu lama karena bisa kena denda.

Kita bisa memanfaatkan early payment discount. Misalnya, vendor kasih diskon 2% kalau kamu bayar dalam 10 hari, padahal jatuh temponya 30 hari. Kalau cash flow perusahaan aman, ini sih bisa jadi strategi win-win buat kamu. Artinya, vendor senang karena kamu bayar cepat dari tanggal jatuh tempo. Di sisi lain, kamu bisa hemat biaya pembelian.

Baca juga : Cash Flow dan Profit: Sering Dikira Sama, Padahal Berbeda

Kesimpulan

Jadi, Account Payable bukan sekadar daftar utang. Ia adalah salah satu komponen vital dalam mesin keuangan perusahaan. Kalau dikelola dengan baik, AP bisa memberikan beberapa keuntungan seperti menjaga cash flow tetap sehat, bangun reputasi bagus di mata partner bisnis, hemat biaya lewat strategi pembayaran, dan kasih data akurat untuk proses pengambilan keputusan keuangan. 

Jadi, jangan anggap AP itu beban. Justru kalau dikelola dengan cerdas, ia bisa jadi senjata rahasia buat bikin bisnis kamu naik kelas. Sekarang coba cek lagi apakah proses bisnismu sudah:

1. Mencatat AP dengan rapi?
2. Gak sering telat bayar
3. Pakai software akuntansi atau masih tetap bertahan dengan cara manual?

Jangan biarkan tumpukan invoice mengatur bisnismu. Ambil kendali, optimalkan prosesnya, dan ubah AP jadi salah satu strategi bisnis andalan.