Invoice online adalah proses pembuatan dokumen tagihan menggunakan tools atau software berbasis digital. Dokumen tagihan untuk pembeli ini berisi rincian produk atau jasa yang telah dibeli berikut total harga, dan metode pembayaran yang disepakati. Dengan faktur ini, transaksi terkesan profesional dan meminimalisir kesalahan jumlah atau jenis barang yang dikirim.
Untuk membuat invoice online, perlu ketelitian yang cukup nih agar data yang dimasukkan valid. Di era digital ini, kamu sudah tidak perlu lagi membuat membuat invoice secara manual. Ada banyak tools yang bisa kamu gunakan untuk membuat invoice online. Salah satu cara cukup praktis dan efektif yaitu menggunakan Google Sheets. Apa saja step by step membuat invoice online? Baca terus artikelnya sampai selesai.
Contents
Google Sheets, Tools Gratis Membuat Invoice Online
Google Sheets agaknya familiar bagi kebanyakan orang. Dia merupakan software berbasis web yang dikembangkan oleh Google, untuk membuat tabel, perhitungan sederhana, atau mengolah data. Google Sheets atau Google Spreadsheet memiliki tampilan yang mirip dengan Microsoft Excel.
Software berbasis teknologi cloud ini bisa kita akses secara gratis menggunakan jaringan internet. Tools ini memungkinkan kolaborasi secara real time antar anggota tim tanpa perlu menginstal aplikasi tambahan. Sehingga ini memudahkan tim keuangan misalnya untuk menyusun laporan keuangan, atau menghitung data setiap harinya.
Baca juga : Tren Teknologi dalam Akuntansi dan Keuangan Masa Kini
Google Sheets bisa jadi tools praktis dan efektif lho untuk membuat invoice online. Selain gratis, software ini bisa diakses secara fleksibel sepanjang pengguna punya akses ke jaringan internet. Kedua, Google Sheets juga memungkinkan kolaborasi secara langsung antar pengguna, sehingga cocok bagi usaha kecil dan menengah. Teakhir, Google Sheets memiliki tampilan dan fungsi yang mirip dengan Microsoft Excel. Kebanyakan kita pasti pernah memperlajari Excel sejak sekolah, utamanya di tingkat menengah atas.
Step by Step Membuat Invoice Online di Google Sheets
Step 1: Buka Google Sheets
Rasanya hampir semua orang punya minimal satu akun Google. Hal ini karena akun Google juga dipakai untuk mengakses aplikasi atau platform digital lain seperti channel Youtube, akun media sosial, download aplikasi resmi, serta registrasi layanan online.
Setelah masuk ke akun Google, kamu bisa pilih Google Sheets atau Spreadsheet melalui Google Drive. Setelah itu, pilih template yang sudah tersedia gratis di galeri template Google. Cari template invoice online sesuai kebutuhan bisnismu. Template yang disediakan sudah dilengkapi format dan formula dasar untuk pembuatan invoice, sehingga kamu hanya perlu menyesuaikan isinya.
Jika tidak mau menggunakan templatenya, kamu bisa langsung klik spreadsheet kosong (blank spreadsheet). Beri nama dokumen baru yang sudah kamu buat tadi. Contoh, “Template Invoice Bulan…Tahun…”. Penulisan nama yang jelas bisa mempermudah proses pencarian data di kemudian hari.
Step 2: Buat Identitas Bisnis di Bagian Header
Step awal yang perlu kamu cantumkan pada invoice adalah informasi mengenai perusahaan. Penulisannya ada di bagian header. Informasi yang harus dicantumkan diantaranya nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email.
Urutan penulisan header dimulai dengan nama bisnis pada kolom pertama. Di sampingnya tambahkan logo, caranya klik “Insert” > “Image” > “Image in cell”. Kolom berikutnya, tulis alamat, nomor telepon, dan email secara berurutan. Informasi header harus ditulis lengkap dan benar. Selain memberi kesan professional, penulisan info bisnis yang lengkap dan rapi juga memudahkan konsumen untuk menghungi perusahaan di kemudian hari.
Step 3: Info Detail Klien
Tulis informasi terkait detail klien yang dituju atau akan menerima invoicemu. Informasinya meliputi nama klien, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya. Pastinya data tertulis dengan benar untuk menghindari salah kirim.
Baca juga : Contoh Laporan Keuangan Praktis untuk Pemula
Step 4: Buat Tabel Detail Transaksi
Selesai header, step berikutnya adalah membuat tabel yang memuat detail transaksi. Umumnya, tabel berisi beberapa kolom meliputi nomor invoice, tanggal, deskripsi produk/layanan, kuantitas, harga per unit, dan total. Pastikan ukuran kolom dan baris sudah kamu atur sesuai kebutuhan atau kenyamanan.
Setelah tabel dibuat, isi setiap kolomnya sesuai dengan transaksi yang sudah terjadi. Jika kamu menggunakan template invoice dari Google Sheets, biasanya kolom-kolom tadi sudah disediakan. Jadi, kamu hanya mengisi kolom tadi dengan data transaksi yang terjadi.
Step 5: Tambahkan Kalkulasi Otomatis
Setelah data pada tabel terisi semua, tambahkan kalkulasi otomatis pada bagian yang menampilkan total dari semua transaksi. Untuk template invoice, biasanya sudah dilengkapi dengan formula untuk menghitung total secara otomatis. Berikut cara manual untuk menambahkan kalkulasi otomatis:
- Gunakan rumus menghitung kuantitas dikali harga per unit di kolom harga total. Untuk menghitung total per baris, rumusnya adalah =B2*C2
- Rumus =SUM(D2:D10) untuk menjumlah total seluruh kolom “Total”. Hitung jumlah baris disesuaikan dengan kebutuhan, karena bisa jadi berbeda
- Gunakan rumus =F2*0.10 untuk menghitung pajak 10% (jika ada)
Step 6: Cantumkan Ketentuan Pembayaran
Cantumkan ketentuan pembayaran di bagian bawah invoice. Informasinya mencakup metode pembayaran disertai dengan nomor rekening bank (jika perlu), tenggang waktu, dan konfirmasi pembayaran (jika ada)
Step 7: Invoice Online Siap Dikirim!
Langkah terakhir setelah invoice dibuat adalah menyimpan dokumen tersebut di Google Drive. Kamu juga bisa menyimpan dokumen tadi sebagai template untuk digunakan berulang kali tanpa perlu membuat ulang dari awal.
Caranya, klik menu “File” di bagian atas kiri dari dokumen Spreadsheet, lalu pilih “Make a copy”. Kemudian simpan dokumen tadi dengan nama lain, misal “Invoice [Nama Klien]”. Dengan cara ini, kamu cukup membuka Google Sheets dan gunakan template yang sudah tersimpan. Bagaimana, praktis dan efisien bukan?
Untuk pengiriman invoice online ke pelanggan, kamu bisa mengeksplor spreadsheet ke dalam format PDF, dan mengirimkannya melalui email atau WA chatt.
Baca juga : 4 Alasan UMKM Perlu Membuat Laporan Keuangan
Itulah tadi step by step panduan membuat invoice oline kurang dari semenit melalui Google Sheet. Nyatanya, tools gratis dari Google ini terbilang efektif membantu kita dalam mengelola keuangan bisnis. Dengan fitur kolaborasi dan kalkulasi otomatis, pembuatan invoice online jadi cepat dan akurat.
Namun, jika kamu menginginkan tampilan invoice yang modern, dan lebih berkesan, tidak ada salahnya untuk menggunakan opsi software akuntansi digital. Bukan hanya invoice, di Akuntansiku misalnya, kamu bisa dapatkan beberapa fitur laporan keuangan yang lebih lengkap dan advance. Cobalah!
Leave a Reply