COA, satu istilah yang erat kaitannya dengan aktivitas pencatatan laporan keuangan. Terdengar teknis, istilah Chart of Account (COA) menjadi kunci utama dalam pengelolaan keuangan bisnis yang efektif dan efisien. Artikel ini akan mengulas definisi tentang COA, jenis atau kategori, dan komponen penting dalam penyusunannya.
Sekilas tentang COA
Sebagian pemilik bisnis mungkin masih bingung untuk membaca sekaligus memahami laporan keuangan bisnis. Nah, COA bisa jadi salah satu tool yang bisa membantumu untuk mengelola dan memahami keuangan bisnis lebih mudah dan praktis. Penting bagi pemilk bisnis atau mereka yang berkecimpung di bidang akuntansi, untuk bisa memahami tool satu ini. Termasuk paham apa saja klasifikasinya, fungsi COA, dan bagaimana cara pembuatannya.
Tapi, sebelum pembahasan lebih jauh, kita pahami dulu yuk pengertian tentang COA. Kode akun akuntansi atau istilah asingnya Chart of Account secara umum diartikan sebagai semua daftar kode akun yang tersusun sistematis, dan dipakai dalam pencatatan keuangan suatu bisnis atau perusahaan.
Jadi, setiap akun dalam Chart of Account akan punya nomor atau kode untuk mempermudah proses identifikasi dan pengelompokan elemen yang berhubungan dengan akuntansi. Misalnya, aset perusahaan, ekuitas, pendapatan, dan elemen lain. Data dari bagan akun tersebut yang nanti bisa kita gunakan dalam proses pembuatan buku besar.
Baca juga : Tutorial Membuat Buku Besar di Excel
Fungsi kode akun akan memastikan semua transaksi keuangan tercatat dengan benar, dan konsisten. Itulah fungsi Chart of Account, yaitu membantu pencatatan arus keuangan secara sistematis. Dengan begitu, proses audit, analisa keuangan, dan keputusan bisnis jadi lebih mudah karena datanya sesuai.
Pencatatan keuangan juga jadi sederhana, sehingga seorang akuntan atau bagian keuangan bisa mengontrol semua transaksi perusahaan karena kode akun mudah diakses dan diidentifikasi sesuai jenis transaksinya. Pencatatan yang sistematis juga meminimalisir kesalahan pencatatan keuangan akibat human error.
Menariknya, sistem Chart of Account juga berguna dalam kehidupan pribadi. Kita bisa mengatur keuangan pribadi lebih terstruktur, membagi ke dalam beberapa pos, seperti pemasukan, pengeluaran, tabungan, dan investasi.
Kategori utama dalam COA
Akun-akun dalam Chart of Account umumnya dikelompokkan menjadi beberapa kategori utama, yaitu :
Pertama, akun aset atau aktiva. Akun jenis kategori ini mencakup semua properti dan nilai milik perusahaan dan bisa memberi manfaat ekonomi di masa depan. Umumnya, akun aset terbagi menjadi dua kelompok, yaitu aset lancar dan tetap.
Aktiva lancar bisa dikonversi jadi kas dalam waktu setahun. Misalnya, kas, persediaan, dan piutang. Sementara aktiva tetap kebanyakan digunakan selama lebih dari setahun. Misalnya, kendaraan operasional, mesin, properti, dan tanah.
Baca juga : 5 Kategori Utama Akun dalam Akuntansi & Fungsinya
Kedua, akun ekuitas. Yaitu, akun yang mencerminkan nilai bersih perusahaan, termasuk di dalamnya adalah modal pemilik, dan laba/rugi yang tertahan atau belum terwujud.
Ketiga, akun kewajiban atau liabilitas. Akun liabilitas dikelompokkan menjadi tiga hal. Pertama, liabilitas lancar, yang harus dibayarkan dalam periode kurang dari setahun. Berikutnya, liabilitas tidak lancar, yaitu kewajiban yang harus dibayarkan dalam kurun waktu selama 1-2 tahun.
Terakhir, liabilitas kontinjensi, yang timbul karena kegiatan tertentu. Beberapa contoh yang masuk dalam kategori akun kewajiban diantaranya adalah akun hutang usaha, pajak, pinjaman, dan upah.
Keempat, akun pendapatan. Jenis akun yang mencatat semua penerimaan dari penjualan produk atau jasa. Contohnya, penjualan produk atau jasa, bunga, dividen (pembagian saham), pendapatan sewa aset, royalti, dan laba dari penjualan aset tetap.
Terakhir, akun beban atau biaya. Jenis akun yang mencakup semua pengeluaran perusahaan untuk biaya operasional bisnis. Pengeluaran disini baik dari sisi operasional maupun non-operasional. Dari segi operasional, pengeluaran berkaitan dengan proses pembuatan barang/jasa, mulai dari bahan baku, tenaga kerja, dan perawatan pabrik. Sementara dari segi non-operasional mencakup biaya administrasi, pemasaran, dan bunga pinjaman. Contoh pengeluaran yang termasuk kategori ini adalah biaya pengeluaran untuk gaji, beban utilitas, biaya perawatan atau perbaikan aset perusahaan, dan biaya akomodasi kendaraan.
Baca juga : Panduan Cepat Menyusun Jurnal Transaksi Bagi Pemula
Untuk menyusun COA simple, dan efektif, ada beberapa komponen yang perlu diperhatikan. Pertama, kode akun yang terdiri dari nomor atau kombinasi huruf dan angka. Kode akun harus dibuat dengan logika yang mudah dalam pencarian akun.
Setelah kode akun, berikutnya adalah nama akun. Isinya berupa deskripsi singkat tentang jenis transaksi yang tercatat dalam akun tersebut. Idealnya, nama akun dibuat dengan jelas dan mudah dimengerti oleh siapapun.
Terakhir, adalah struktur bagan akun. Yaitu komponen tata letak yang dipakai untuk menyusun semua akun dalam COA, dan terdiri dari beberapa tingkatan, mulai dari umum hingga lebih spesifik.
Contoh penggunaan COA dalam bisnis usaha kedai kopi
Pendapatan (Revenue)
- 401: Penjualan Minuman
- 402: Penjualan Makanan
- 403: Penjualan Merchandise
Beban (Expense)
- 501: Beban Gaji Karyawan
- 502: Beban Bahan Baku (Kopi, Susu, Gula)
- 503: Beban Listrik & Air
- 504: Beban Sewa Toko
- 505: Beban Promosi
Aset (Assets)
- 101: Kas di Tangan
- 102: Kas di Bank
- 103: Peralatan Kedai (Mesin Kopi, Blender)
- 104: Persediaan Bahan Baku
Kewajiban (Liabilities)
- 201: Utang Usaha (misalnya ke pemasok biji kopi)
- 202: Pinjaman Bank
Ekuitas (Equity)
- 301: Modal Pemilik
- 302: Laba Ditahan
