Surat serah terima barang menjadi dokumen penting dalam sebuah bisnis. Dia merupakan bukti sah transaksi pengiriman barang dari si pengirim ke penerima. Surat ini biasanya dibuat karena adanya transaksi jual beli, pengiriman barang, atau pemindahan barang dari satu pihak ke pihak lainnya dalam sebuah perusahaan.
Artikel ini akan mengulas seputar surat serah terima barang. Pembahasannya mencakup definisi, cara pembuatan, dan contoh simple surat serah terima barang untuk beberapa keperluan.
Definisi surat serah terima barang
Surat serah terima barang adalah dokumen resmi tentang informasi tanda bukti pengiriman atau penerimaan barang dari satu pihak ke pihak lainnya. Dalam konteks bisnis, surat serah terima barang diartikan sebagai surat tanda bukti penerimaan barang atau jasa dari perusahaan ke pihak pelanggan.
Surat ini biasanya digunakan untuk transaksi jual beli, pengiriman barang, pengadaan barang, dan pemindahan barang dari satu pihak ke pihak lainnya dalam sebuah perusahaan. Di dalamnya tertulis penjelasan detail mengenai rincian barang yang diserahkan termasuk jumlah unit, total harga, dan kondisi barang.
Artikel terkait : Strategi Akuntansi: Pencatatan Jurnal Pembelian di Perusahaan Dagang
Dalam konteks transaksi jual beli, surat serah terima barang diberikan bersamaan dengan pengiriman produk, baik melalui jasa ekspedisi maupun bagian pengirim dari perusahaan tersebut. Surat ini berfungsi sebagai bukti sah penerimaan barang sesuai spesifikasi yang sudah disepakati.
Perlu diketahui bahwa surat serah terima barang berbeda dengan kwitansi. Surat serah terima barang merupakan bukti sah pengiriman barang dan diberikan saat pengiriman barang. Sementara kwitansi merupakan bukti sah pembayaran yang diselesaikan dan diberikan saat pembayan sudah lunas.
Surat serah terima barang juga bukan dokumen BAST (Berita Acara Serah Terima). Meski keduanya sama sama berupa dokumen bukti serah terima barang atau jasa, namun ada perbedaan dalam format, detail dan konteks penggunaannya.
| Surat serah terima barang | BAST | |
| Format | Lebih ringkas | Terstruktur dan formal |
| Isi dokumen | Hanya menyebut barang dan pihak terkait | Isi lebih lengkap mencakup latar belakang, waktu, tempat, dan uraian kronologis |
| Konteks | Untuk transaksi jual beli biasa, internal perusahaan, dan logistik | Digunakan untuk pengadaan barang/jasa, kontrak proyek, dan instansi pemerintah |
Cara membuat surat serah terima barang
Tidak jauh berbeda dengan dokumen resmi lainnya, surat serah terima barang juga punya format. Hanya saja, bentuknya bisa saja berbeda antar instansi atau perusahaan. Ada beberapa komponen penting yang umumnya tertulis dalam surat ini, yaitu:
- Identitas surat: Berisi judul surat atau kop surat untuk perusahaan dan lembaga resmi. Lalu ada nomor surat dan tanggal pembuatan surat.
- Kedua, pihak yang terlibat: Berisi informasi identitas pengirim sekaligus penerima barang
- Ketiga, informasi barang dan kondisinya. Termasuk nama barang, jumlah, kondisi, dan spefisikasi lain.
- Tanda tangan pihak pengirim dan penerima barang
Untuk penyusunan surat, biasanya mengikuti format standar resmi perusahaan. Berikut panduan cara penyusunan surat serah terima barang untuk keperluan bisnis. Pertama, gunakan judul yang jelas untuk surat yang akan dibuat. Dalam konteks lembaga resmi, kita menyebutnya sebagai kop surat atau kepala surat. Tujuannya adalah sebagai identitas perusahaan yang bersangkutan.
Kedua, tulis dengan bahasa yang baik, dan benar serta mudah dipahami oleh orang lain tanpa menimbulkan persepsi ganda. Gunakan bahasa Indonesia sebagai bahasa nasional yang berlaku bagi seluruh masyarakat Indonesia.
Ketiga, sertakan informasi identitas pihak pengirim maupun yang menerima barangnya. Setidaknya berisi nama lengkap, jenis kelamin, pekerjaan, alamat, nomor HP, dan catatan tambahan jika dibutuhkan. Keempat, berikan deskripsi mengenai serah terima yang dimaksud, seperti tanggal pelaksanaan, nama barang yang diserahkan, kondisi, jumlah barang, dan info lain yang perlu ditambahkan.
Terakhir, pastikan surat serah terimanya juga disertai dengan tanda tangan pihak yang terlibat. Tanda tangan ini berfungsi sebagai legalitas resmi yang bisa dipertanggungjawabkan jika terjadi sesuatu di kemudian hari.
Di beberapa konteks, surat terima barang juga dilengkapi dengan dokumen pendukung, seperti faktur atau bukti pengiriman. Tujuannya untuk memperjelas informasi, dan mendukung keabsahan transaksi guna melindungi hak dan kepentingan kedua belah pihak.
