Pernahkah terpikir bagaimana bisnis bisa melacak utang dan pengeluaran dengan mudah? Membeli bahan baku, peralatan, dan barang dagangan adalah aktivitas harian yang tak terhindarkan. Tanpa sistem pencatatan yang rapi, perusahaan bisa kehabisan uang, gagal bayar utang, atau bahkan merugi karena tidak tahu ke mana saja uangnya mengalir.
Di sinilah peran jurnal pembelian menjadi sangat penting. Dia adalah alat yang membantu perusahaan mencatat setiap transaksi pembelian secara sistematis dan terperinci. Dengan adanya jurnal ini, kondisi keuangan bisnis bisa terlihat jelas, memudahkan pengambilan keputusan, dan memastikan setiap kewajiban terbayar tepat waktu.
Apa itu Jurnal Pembelian?
Dalam dunia akuntansi, jurnal pembelian adalah catatan khusus yang dipakai untuk merekam transaksi pembelian secara kredit. Kenapa khusus pembelian kredit? Karena pembelian tunai biasanya langsung dicatat dalam jurnal kas keluar.
Tujuan utama dari pencatatan ini adalah untuk menyederhanakan proses pencatatan. Bayangkan kalau setiap transaksi pembelian harus dicatat satu per satu dalam buku besar umum. Proses ini akan sangat memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Pembukuan pembelian akan mengelompokkan semua transaksi serupa menjadi lebih efisien dan akurat. Hal ini juga membantu perusahaan untuk memantau utang mereka kepada para pemasok dengan lebih mudah.
Baca juga : Macam-Macam Jurnal Akuntansi dan Fungsinya dalam Sistem Pembukuan
3 Jenis Jurnal Pembelian yang Perlu Kamu Tahu
Secara umum jurnal pembelian mencatat transaksi kredit. Meski begitu, jurnal ini terbagi menjadi beberapa kategori sesuai dengan kebutuhan dan jenis transaksinya. Jadi, Anda bisa menyesuaikan format yang tepat untuk bisnis.
Jurnal Umum
Termasuk kategori pencatatan pembelian yang paling mendasar. Jurnal pembelian kredit digunakan untuk mencatat setiap pembelian perusahaan dengan sistem pembayaran yang ditangguhkan. Artinya, perusahaan punya utang atau kewajiban yang harus dibayar kepada pemasok di kemudian hari.
Dalam jurnal ini, setiap transaksi dicatat dengan detail, termasuk tanggal, nama pemasok, nomor faktur, dan jumlah pembelian. Setiap entri akan dicatat sebagai debit ke akun pembelian dan kredit ke akun utang dagang. Jurnal ini sangat penting untuk memastikan setiap utang tercatat dengan benar, sehingga perusahaan bisa membayar tagihan tepat waktu dan menjaga hubungan baik dengan para pemasok.
Jurnal Pembelian Barang Dagang
Jurnal pembelian barang dagang termasuk kategori pencatatan yang sangat spesifik, dan penting, utamanya bagi perusahaan di bidang perdagangan. Jurnal ini digunakan untuk mencatat pembelian barang yang akan dijual kembali kepada konsumen. Sama seperti sebelumnya, pencatatan pada jurnal pembelian barang hanya untuk transaksi yang dilakukan secara kredit.
Pertanyaannya, mengapa kita perlu melakukan pencatatan jurnal secara terpisah? Karena pembelian barang dagang adalah inti dari bisnis retail atau grosir. Dengan pencatatan terpisah, perusahaan lebih mudah memantau total biaya pembelian barang dagang, yang mana barang dagang menjadi salah satu elemen kunci dalam perhitungan harga pokok penjualan (HPP) dan laba kotor. Pemisahan catatan juga akan memudahkan proses audit dan analisis kinerja bisnis.
Baca juga : Strategi Akuntansi: Pencatatan Jurnal Pembelian di Perusahaan Dagang
Jurnal Pembelian Obligasi
Terakhir, pencatatan yang mungkin sedikit terdengar asing bagi pelaku bisnis. Meski begitu, pencatatan jenis ini sangat penting bagi perusahaan yang berinvestasi di pasar modal. Ya, dialah jurnal pembelian obligasi.
Jurnal tersebut dibuat khusus untuk mencatat pembelian obligasi atau surat utang jangka menengah, dan panjang. Obligasi adalah surat utang yang dapat diperjualbelikan. Ketika sebuah perusahaan membeli obligasi dari perusahaan lain atau pemerintah, itu berarti mereka memberikan pinjaman dan akan menerima bunga secara berkala.
Transaksi pembelian obligasi harus dicatat secara teliti untuk melacak investasi, besaran bunga, dan nilai obligasi itu sendiri. Pencatatan akurat dalam jurnal mencerminkan aset investasi dengan benar dan bisa dipertanggungjawabkan.
Cara Praktis Membuat Jurnal Pembelian
Membuat jurnal pembelian ternyata tak sesulit yang dibayangkan. Ada prosedur standar yang bisa kamu ikuti untuk memastikan pencatatan berjalan lancar dan akurat. Berikut panduan langkah demi langkahnya:
Langkah 1: Catat Setiap Transaksi Harian
Saat perusahaan menerima faktur (invoice) dari pemasok untuk pembelian kredit, segera catat transaksi tersebut dalam jurnal pembelian. Isi setiap kolom dengan detail, seperti tanggal transaksi, nama pemasok, nomor faktur, dan jumlah pembelian. Pencatatan rutin mencegah data menumpuk dan meminimalisir kesalahan.
Langkah 2: Posting ke Buku Besar Pembantu
Setelah membuat entri di jurnal pembelian, jumlah transaksinya harus dipindahkan sebagai kredit ke akun setiap pemasok dalam buku besar pembantu utang usaha. Buku tersebut berfungsi sebagai catatan detail utang per pemasok. Dengan langkah ini, kamu bisa dengan mudah melihat total utang kepada setiap pemasok secara individu.
Baca juga : Panduan Cepat Menyusun Jurnal Transaksi Bagi Pemula
Langkah 3: Rekapitulasi Akhir Bulan
Pada akhir bulan (atau periode yang ditentukan), jumlahkan setiap kolom yang ada di jurnal pembelian. Total dari kolom memberi gambaran keseluruhan tentang nilai total pembelian kredit yang dilakukan selama periode tersebut.
Langkah 4: Posting ke Buku Besar Umum
Posting atau pindahkan jumlah total hasil dari rekapitulasi akhir bulan ke buku besar umum. Jumlah total akan dicatat sebagai debit di akun pembelian (karena aset perusahaan bertambah) dan sebagai kredit di akun utang dagang (karena kewajiban perusahaan juga bertambah). Langkah ini diperlukan untuk memastikan neraca dan laporan laba rugi mencerminkan kondisi keuangan yang akurat.
Langkah 5: Lakukan Pengecekan
Langkah terakhir adalah melakukan pengecekan untuk memastikan semuanya sudah benar. Jumlah total utang di buku besar pembantu utang usaha harus sama dengan total yang ada di akun utang dagang di buku besar umum. Kalau angkanya cocok, berarti pencatatanmu sudah tepat dan akurat.
Pencatatan jurnal bisa dilakukan secara manual maupun otomatis menggunakan software akuntansi. Sudah banyak aplikasi jurnal yang bisa kita manfaatkan untuk pencatatan keuangan secara gratis. Akuntansiku misalnya, sistem pencatatan keuangan berbasis teknologi cloud. Anda bisa pilih paket yang paling cocok untuk bisnis dengan harga sangat terjangkau.
Kesimpulan
Jurnal pembelian bukan hanya catatan, tapi fondasi penting dalam sistem akuntansi bisnis. Dengan memahami dan menerapkan tiga jenis jurnal pembelian jurnal pembelian kredit, jurnal pembelian barang dagang, dan jurnal pembelian obligasi serta mengikuti prosedur yang benar, kamu bisa memastikan setiap transaksi terekam dengan rapi dan akurat.
Pencatatan yang teratur dan terperinci akan membantumu mengontrol utang, merencanakan keuangan, dan membuat keputusan strategis dengan lebih baik. Jadi, jangan biarkan bisnismu berjalan tanpa sistem pencatatan yang jelas. Mulailah menggunakan jurnal pembelian sekarang juga untuk membangun bisnis yang lebih terorganisir, transparan, dan pastinya, lebih sukses.
