Account payable adalah salah satu proses penting dalam manajemen keuangan perusahaan, terutama terkait pencatatan dan pembayaran utang usaha kepada vendor. Sayangnya, banyak bisnis masih menjalankannya secara manual.
Pernah gak kamu merasa meja kerja di kantor, terutama bagian keuangan, seperti gunung kertas gara-gara tumpukan invoice? Mulai dari mencocokkan nominal, mengecek kelengkapan data, sampai mengatur jadwal pembayaran vendor, semua harus dilakukan manual satu per satu. Jujur, proses ini menyebabkan kita lelah.
Bayangkan, jika sewaktu-waktu ada invoice nyasar, salah input nominal, atau bahkan pembayarannya double. Pasti pusing kan? Apalagi kalau vendor sudah mulai mengejar-ngejar kita untuk nagih pembayaran. Di tengah tuntutan bisnis yang serba cepat, proses manual seperti tadi rasanya seakan kita sedang jalan di tempat.
Kabar baiknya, di era digital seperti sekarang ini, persoalan tadi bisa diselesaikan dengan account payable Automation. Ini bukan sekadar alat bantu biasa, tapi sudah jadi kebutuhan krusial buat bisnis yang ingin maju.
Contents
Apa sih Account Payable Automation itu?
Secara sederhana, account payable automation adalah teknologi yang bikin proses mengelola utang usaha (accounts payable) berjalan otomatis, dari awal sampai akhir. Kalau biasanya tim keuangan harus sibuk mengurus dokumen fisik, dengan account payable Automation semua alurnya sudah ditangani dengan sistem digital yang cerdas.
Anggap saja AP Automation menjadi asisten digital di tim keuanganmu. Begitu invoice masuk, baik fisik atau digital, sistem langsung memprosesnya. Dia akan membaca data, memvalidasi informasi, meminta persetujuan dari pihak terkait, sampai mengatur jadwal pembayaran. Jadi, tim keuangan bisa fokus ke hal-hal yang lebih penting dan strategis, seperti analisis data atau bikin rencana anggaran. Proses yang tadinya menghabiskan waktu berhari-hari kini bisa kelar dalam hitungan jam, bahkan menit.
Gimana Cara Kerjanya? Mungkin kamu penasaran, Kok bisa ya sistem ini menggantikan pekerjaan yang butuh ketelitian manusia? Begini alurnya :
Baca juga : Account Payable: Mencatat Utang Usaha dalam Akuntansi
Invoice masuk, sistem langsung membaca
Sistem account payable Automation sifatnya fleksibel. Dia bisa menerima invoice fisik yang di scan, atau file digital seperti PDF, dan email. Nah, di sini teknologi OCR (Optical Character Recognition) bekerja. OCR ibarat seperti mata digital yang bisa membaca teks dari dokumen, terus mengubahnya menjadi data terstruktur.
Contoh, kamu punya perusahaan logistik yang setiap hari menerima puluhan invoice bahan bakar. Daripada input data secara manual, kamu bisa cukup scan dokumen. Seketika, sistem langsung menangkap data penting seperti nama vendor, nomor invoice, dan total tagihan.
Cek otomatis, selamat tinggal human error
Setelah data masuk, sistem tidak langsung memproses, tapi melakukan validasi silang secara otomatis. Dia akan mencocokkan data di invoice dengan purchase order (PO) atau dokumen pendukung lain. Misal, invoice vendor A punya tagihan sebesar Rp10 juta, padahal di PO hanya Rp 8,5 juta. Kalau datanya tidak cocok, sistem langsung mengirimkan notifikasi. Tujuannya adalah untuk mencegah salah bayar, pembayaran ganda, atau invoice palsu.
Proses persetujuan super cepat
Proses persetujuan (approval) sering jadi bagian paling lama di alur manual. Tumpukan map berisi invoice harus pindah dari satu meja ke meja lain, menunggu untuk ditandatangani. Sistem automatisasi account payable mengubah proses menjadi lebih simple, mudah, dan praktis. Manajer tinggal membuka notifikasi di smartphone, cek detail invoice, dan klik untuk menyetujui. Jadi, tidak ada lagi kasus dokumen terselip atau waktu yang terbuang karena harus menunggu tanda tangan fisik.
Pembayaran massal sekali jalan
Setelah invoice disetujui, pembayaran bisa diatur secara otomatis. Fitur ini cukup praktis, apalagi bagi perusahaan yang harus membayar puluhan vendor tiap bulannya. Kamu tidak perlu input satu per satu ke sistem bank. Sistem account payable Automation bisa melakukan pembayaran massal hanya dengan sekali klik, sesuai dengan tanggal jatuh tempo. Selain hemat waktu, ini juga bikin hubungan sama vendor makin kuat.
Baca juga : Mengenal Macam-Macam Invoice : Dari Proforma hingga Recurring Invoice
Alasan Bisnis Wajib Punya Accounts Payable Automation
AP Automation menjadi investasi strategis yang memberik manfaat, diantaranya:
- Hemat waktu & biaya operasional: Otomatisasi pekerjaan administratif memungkinkan tim keuangan fokus ke analisis keuangan atau strategi bisnis. Sehingga biaya gaji bisa dialokasikan untuk kebutuhan lain yang lebih penting.
- Akurasi data : Sistem manual seringkali menciptakan human error. Dengan validasi otomatis, risiko salah input atau pembayaran ganda akan berkurang, bahkan tidak ada.
- Transparansi & keamanan : Semua transaksi dan alur persetujuan tercatat digital di satu platform yang aman. Ini penting banget buat audit. Jejak digital yang lengkap bikin semuanya transparan dan gampang dilacak.
- Hubungan vendor lebih kuat : Pembayaran tepat waktu jadi kunci untuk menjaga hubungan baik sama vendor. Dengan AP Automation, enggak ada lagi keluhan vendor karena telat bayar.
Kesimpulan
Mengurus Accounts Payable manual di era digital ini ibarat seperti kita menulis menggunakan mesin tik. Hasilnya, ya prosesnya jadi ribet, tidak efisien, dan penuh risiko. Sebaliknya, AP Automation menawarkan solusi yang modern, cepat, dan akurat.
Manfaat lain, tim keuangan jadi lebih efisien, biaya operasional bisa ditekan, hubungan dengan vendor semakin harmonis, dan data keuangan bisa dipantau real-time untuk pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Jadi, kalau kamu ingin bisnis tetap gesit dan kompetitif, sudah saatnya beralih ke AP Automation. Jangan biarkan lagi tumpukan invoice menghambat potensi pertumbuhan bisnismu!
Baca juga : 4 Fitur Andalan Akuntansiku yang Bantu UMKM Bertumbuh
Leave a Reply