Sales invoice atau faktur penjualan rupanyanya bukan sekedar kerdas formalitas. Buat kamu yang bekerja di bagian akuntansi, dokumen satu ini jadi menu wajib harian. Kerta mencatat tentang rincian produk, harga, dan total pembayaran.
Namanya memang sales invoice, tapi jangan salah ya, faktur ini bukan hanya berguna bagi tim penjualan, tapi juga bagian keuangan. Sales invoice bukan hanya berfungsi sebagai dokumen resmi penagihan. Dia juga menjadi dasar untuk menyusun laporan keuangan yang akurat.
Apa jadinya jika tim keuanganmu tidak bisa mengelola faktur penjualan dengan baik? Sudah pasti kas perusahaan jadi berantakan bukan! Belum lagi, masalah hubungan dengan pelanggan yang terganggu.
Untuk itu, penting bagi bisnis agar bisa mengelola faktur penjualan secara tepat guna menjaga kesehatan finansial perusahaan. Paragraf berikutnya akan membahas langkah praktis untuk mengelola sales invoice yang bisa kamu terapkan secara langsung. Jadi, teruskan membaca artikelnya ya.
Baca Juga : Mengenal Macam-Macam Invoice : Dari Proforma hingga Recurring Invoice
Contents
Definisi Sales Invoice
Simplenya, sales invoice adalah dokumen resmi yang dibuat oleh tim penjualan dan diberikan kepada pembeli sebagai permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang telah disepakati sebelumnya. Fungsinya mirip dengan tagihan, tapi lebih formal, dan lengkap. Yaitu, menjadi dokumen sah yang bisa dipertanggungjawabkan secara akuntansi.
Sales invoice biasanya memuat detail daftar produk, jumlah, harga per unit, total biaya, serta tanggal jatuh tempo pembayaran. Misalnya, saat ini kamu bekerja di bagian keuangan sebuah perusahaan katering. Suatu hari, ada pelanggan yang memesan 500 kotak nasi untuk acara hajatan.
Setelah pesanan disepakati, kamu tentu tidak bisa hanya mengandalkan percakapan lewat WhatsApp. Di sinilah peran sales invoice dibutuhkan. Sebagai tim keuangan, kamu pastinya akan mengeluarkan dokumen berisi detail pesanan, harga per kotak, total biaya, hingga batas waktu pembayaran untuk diserahkan ke pelanggan.
Sales invoice menjadikan transaksi lebih jelas dan teratur. Penerbitan faktur penjualan ini diawali dengan kesepakatan, lalu tim penjualan menerbitkan invoice yang kemudian dikirim ke pelanggan. Setelah pelanggan membayar, perusahaan akan menerbitkan kuitansi beserta tanda bukti terima barang dan mencatatnya di laporan keuangan bisnis.
Peran Penting Sales Invoice
Emang penting banget ya faktur penjualan itu? Kalau masih ada yang bertanya seperti itu, jangan ragu untuk katakan PENTING BANGET! Keberadaannya bukan sekedar kertas tagihan, melainkan alat kontrol yang memastikan setiap transaksi tercatat rapi, akurat, dan valid.
Dengan dokumen tersebut, perusahaan setidaknya bisa memantau arus kas, terhindari dari pencatatan yang keliru, dan hubungan dengan pelanggan terjaga baik. Lebih detil, berikut beberapa manfaat atau peran penting faktur penjualan atau sales invoice.
Baca Juga : Account Payable: Mencatat Utang Usaha dalam Akuntansi
Pengendalian Piutang (Accounts Receivable)
Sering kan, klien telat atau bahkan lupa bayar tagihan? Nah, salah satu peran sales invoice ya sebagai pengingat masalah tadi. Dengan mencatat semua faktur yang sudah diterbitkan, kamu bisa tahu mana saja piutang yang belum terbayar. Langkah Ini membantu untuk menjaga arus kas perusahaan tetap sehat, karena kamu bisa langsung follow-up jika ada keterlambatan.
Dasar Perhitungan Pajak yang Sah
Tahukah kamu, sales invoice juga jadi dasar dalam perhitungan pajak PPN. Rincian data dalam faktur akan memenuhi kewajiban pajak dengan lebih mudah dan menghindari masalah di kemudian hari. Dokumen ini adalah bukti sah di mata hukum yang memudahkan kamu saat pelaporan pajak.
Mempermudah Proses Audit dan Pencatatan Keuangan
Sekecil apa pun usahanya, perusahaan wajib membuat laporan keuangan. Sales invoice adalah bukti transaksi akurat yang bisa dipakai untuk mencocokkan laporan keuangan. Kalau suatu hari perusahaanmu diaudit, baik internal maupun eksternal, faktur penjualan bisa jadi dokumen penting yang mempermudah auditor untuk memverifikasi semua data.
Alat Kontrol Inventaris
Di sisi akuntansi, faktur penjualan bisa kamu jadikan alat untuk cek stok barang. Mencocokkan jumlah produk di invoice dengan data stok yang keluar dari gudang bisa memastikan tidak ada barang yang hilang atau salah kirim. Ini adalah cara efektif untuk mengontrol inventaris.
Sales Invoice vs. Purchase Invoice: Apa Bedanya?
Dalam akuntansi, jangan sampai ketukar, ya! Meskipun sama-sama invoice, sales invoice dan purchase invoice punya fungsi berbeda.
- Sales Invoice (faktur penjualan): Dibuat oleh tim penjualan dan dikirim ke pembeli. Bagi perusahaan, ini adalah catatan pendapatan atau piutang yang harus ditagih.
- Purchase Invoice (faktur pembelian): Dikeluarkan oleh vendor untuk perusahaan. Bagi perusahaan, ini adalah bukti pengeluaran atau utang yang harus dibayar.
Secara fisik, kedua dokumen ini bisa mirip, tapi tujuannya beda jauh. Sales invoice adalah dokumen yang mewakili pendapatan, sedangkan purchase invoice adalah dokumen yang mewakili biaya pengeluaran.
Baca Juga : 5 Rekomendasi Software Purchase Order
Bikin Sales Invoice Itu Gampang Kok!
Sebagian berpikir bahwa untuk membuat sales invoice butuh skill desain tingkat dewa atau keahlian akuntansi yang rumit. Padahal, tidak juga. Kamu bisa membuatnya sendiri dengan template sederhana. Hal terpenting, pastikan semua komponen utama ini ada di dalamnya. Anggap saja seperti kamu sedang bikin surat resmi, di mana setiap detail harus lengkap agar pesannya sampai dengan jelas dan tepat sasaran.
Pertama, kamu wajib mencantumkan identitas bisnismu di bagian paling atas. Tulis nama, alamat, logo (jika ada), dan kontak yang bisa dihubungi. Anggap saja ini kop surat resmi yang bikin bisnis terlihat profesional.
Selanjutnya, setiap faktur harus punya nomor unik. Nomor ini berguna untuk proses pelacakan dan referensi. Pastikan tidak ada dua faktur dengan nomor sama. Kamu bisa membuat formatnya sendiri, misal menggunakan kombinasi tanggal dan angka.
Biar tidak bingung, jangan lupa berikan judul dokumen yang jelas. Kamu bisa tulis “INVOICE” atau “FAKTUR PENJUALAN” di bagian atas dengan ukuran yang mudah terbaca.
Setelah itu, masukkan identitas pelanggan biar tidak salah kirim. Tulis nama, alamat, dan kontak mereka.
Bagian terpenting adalah rincian produk atau jasa. Jangan sampai ada yang salah! Masukkan semua detail produk yang dibeli, mulai dari jumlah, harga per unit, hingga total. Kalau ada diskon atau pajak, cantumkan juga biar transparan.
Terakhir, tulis dengan jelas metode pembayaran yang kamu sediakan. Cantumkan nomor rekening bank, nama pemilik rekening, atau opsi lain seperti QRIS dan virtual account. Dengan begitu, pelangganmu bisa langsung bayar tanpa harus tanya-tanya lagi.
Gampang, kan? Dengan mengikuti langkah-langkah sederhana ini, kamu bisa membuat faktur yang rapi, lengkap, dan siap dikirim ke pelanggan.
Kesimpulan
Sales invoice lebih dari sekadar kertas tagihan. Faktur penjualan adalah nyawa dari sistem akuntansi sebuah bisnis. Fungsinya bukan sekedar alat penagihan uang, tapi juga sebagai bukti sah dari setiap pendapatan yang masuk.
Sebagai seorang akuntan, sales invoice adalah alat kontrol yang kuat. Dokumen ini membantu Anda melacak piutang, menjadi dasar yang sah untuk perhitungan pajak, dan mempermudah proses audit.
Secara sederhana, sales invoice mewakili uang masuk, sedangkan purchase invoice mewakili uang keluar. Dengan membuat sales invoice yang lengkap dan rapi, Anda tidak hanya memastikan kelancaran transaksi, tetapi juga membangun fondasi keuangan yang kuat dan profesional.
Download Akutansiku, dan manfaatkan beberapa fitur gratis untuk jurnal keuangan harian bisnis!
Leave a Reply