Akuntansi memiliki banyak sekali pencatatan untuk operasional suatu usaha/bisnis salah satu diantaranya yaitu pencatatan jurnal pembelian yang dilakukan pada perusahaan dagang. Dalam operasional perusahaan dagang, transaksi pembelian merupakan salah satu aspek krusial yang harus dicatat dengan akurat dan tepat.
Pencatatan jurnal pembelian yang baik dan benar tidak hanya membantu perusahaan dalam pengelolaan keuangan, tetapi juga menjadi dasar bagi pengambilan keputusan bisnis yang tepat. Artikel ini akan membahas lengkap dari pengertian, pentingnya jurnal pembelian, lalu hal-hal yang harus diperhatikan untuk membuat jurnal pembelian, contoh formatnya dan contoh pencatatan transaksinya dalam jurnal pembelian perusahaan dagang.
Apa itu Jurnal Pembelian (Purchases Journal)?
Jurnal Pembelian adalah jurnal yang berisikan seluruh barang, perlengkapan atau hal lain yang dibeli oleh perusahaan secara kredit. Di dalam jurnal pembelian mempunyai kolom hutang usaha yang gunanya untuk mencatat jumlah pembelian kredit. Fungsi utama dari pencatatan jurnal pembelian yaitu merekap data pembelian yang dibeli kepada pemasok/supplier terlihat detail sehingga memudahkan pemantauan dan pengelolaan persediaan yang ada pada perusahaan.
Pentingnya Jurnal Pembelian pada Perusahaan Dagang
Pada perusahaan dagang memiliki alur yang berbeda dengan perusahaan manufaktur dan jasa, pada perusahaan dagang terdapat alur yaitu membeli atau memasok barang, lalu langsung menjualnya untuk dijual kepada perorangan. Ada beberapa hal kenapa sih jurnal pembelian ini penting pada perusahaan dagang :
- Memantau Barang Persediaan Dagangan : Jurnal Pembelian dapat memastikan ketersediaan dari stok yang ada dan barang apa saja yang sudah perusahaan persiapkan untuk persediaan dagangan memenuhi permintaan dari pelanggan
- Melihat Hutang Pembelian Lebih Detail : Dalam jurnal pembelian ini di khusus kan untuk mencatat pembelian perusahaan secara kredit kepada pemasok/supplier sehingga dapat terlihat detail hutang ke setiap pemasok/supplier
- Mengendalikan Pengeluaran : Pengeluaran yang dimaksud adalah hutang yang ada di setiap pemasok/supplier, dengan adanya jurnal pembelian di perusahaan dagang ini perusahaan dapat mengontrol pembelian barang secara kredit, nantinya hutang perusahaan bisa terlihat dan dipertimbangkan
- Menghitung Harga Pokok Penjualan (HPP) : Menentukan Harga Pokok Penjualan yang tepat dapat disebabkan oleh jurnal pembelian, dikarenakan dalam jurnal pembelian terdapat barang, perlengkapan atau pembelian yang lainnya sehingga dapat dimasukkan ke perhitungan laba kotornya agar perusahaan tidak rugi
- Menyusun Laporan Keuangan : Pastinya dengan adanya jurnal pembelian, perusahaan akan bisa menyusun laporan keuangan dikarenakan di dalam jurnal pembelian ini memberikan data yang diperlukan untuk penyusunan laporan keuangan.
Hal yang harus Diperhatikan saat Membuat Jurnal Pembelian Perusahaan Dagang
1. Identifikasi Transaksi Pembelian
Setiap transaksi pembelian harus diidentifikasi dan dicatat secara rinci, termasuk tanggal transaksi, jumlah barang, harga per unit, total harga, dan informasi pemasok. Gunakan kode barang jika perusahaan memiliki sistem pengkodean untuk memudahkan identifikasi dan pencatatan.
2. Validasi dan Dokumentasi Bukti Pembelian
Setiap pembelian harus didukung dengan bukti pembelian seperti faktur,Pastikan faktur pembelian telah diterima dari pemasok dan memuat informasi yang lengkap, seperti tanggal, nomor faktur, nama pemasok, deskripsi barang, jumlah barang, harga per unit, total harga, dan pajak yang dikenakan. Bukti ini akan menjadi dasar pencatatan dalam jurnal. Verifikasi kesesuaian antara nota, surat jalan, atau bukti penerimaan barang dengan faktur yang diterima.
3. Posting ke Buku Besar
Setelah dicatat di jurnal pembelian, pastikan transaksi harus diposting ke buku besar dan buku besar pembantu hutang usaha pada masing-masing akun yang benar dan jumlah yang tepat, seperti akun persediaan barang, perlengkapan, hutang usaha dan setiap buku besar pembantu hutang ke pemasok/supplier.
4. Rekonsiliasi dan Verifikasi Secara Berkala
Secara berkala, lakukan rekonsiliasi antara catatan akuntansi dan bukti fisik untuk memastikan tidak ada kesalahan atau ketidaksesuaian. Verifikasi juga penting memastikan bahwa setiap transaksi telah dicatat dengan benar dan menghindari kesalahan pencatatan.
Contoh Format Jurnal Pembelian Perusahaan Dagang
| Jurnal Pembelian | ||||||||
| Bulan | Tgl | Akun Di Kredit | Ref.Post | Kr.HutangUsaha | Db.Perlengkapan | Db.Akun Lainnya | Ref.Post | Jumlah |
Contoh format diatas adalah salah satu format sederhana jurnal pembelian yang bisa dibuat oleh perusahaan dagang, berikut penjelasan komponen dari kolom jurnal pembelian di atas :
- Tanggal Transaksi, Tanggal ketika transaksi pembelian terjadi
- Akun Di Kredit, Nama pemasok atau supplier dari mana barang tersebut dibeli
- Ref. Post, Kolom ini menunjukkan tanda bahwa jika sudah di centang berarti telah diposting ke buku besar pembantu hutang usaha
- Kredit Hutang Usaha, jumlah hutang usaha pembelian dan akan di posting pada buku besar hutang usaha
- Debit Perlengkapan, kolom ini dapat diganti sesuai dengan pos yang paling sering dibeli secara kredit oleh perusahaan
- Debit Akun Lainnya, kolom ini berisi akun-akun yang di posting di masing-masing akun nantinya misalnya akun peralatan
- Ref. Post, ini diisi oleh nomor akun pada akun debit lainnya
- Jumlah, jumlah ini adalah jumlah debit akun lainnya
Strategi Akuntansi Efektif dalam Pencatatan Jurnal Pembelian
- Pelatihan Karyawan
Pastikan karyawan yang bertanggung jawab atas pencatatan jurnal pembelian telah dilatih dengan baik serta memiliki pengetahuan dan keterampilan yang cukup dengan melatih secara rutin yang nantinya dapat meningkatkan kompetensi dan meminimalkan kesalahan.
- Kebijakan Pembelian yang Jelas
Tetapkan kebijakan pembelian yang jelas, termasuk prosedur, otorisasi, dan batasan anggaran. Kebijakan ini akan membantu dalam mengendalikan pembelian dan mencegah kecurangan.
- Pengawasan dan Audit Internal
Lakukan pengawasan dan audit internal secara berkala untuk memastikan bahwa semua transaksi telah dicatat dengan benar dan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.
- Penerapan Sistem Akuntansi yang Tepat
Gunakan sistem akuntansi yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan berbasis software. Sistem yang baik akan membantu dalam pencatatan yang akurat dan efisien. Salah satu software yang bisa digunakan untuk mencatat kegiatan jurnal pembelian dan seluruh kegiatan akuntansi perusahaan yaitu Akuntansiku. Nikmati fitur lengkap selama 14 hari percobaan tanpa biaya apapun.
Jurnal pembelian adalah alat penting dalam akuntansi yang membantu perusahaan mencatat dan mengelola semua transaksi pembelian dengan rinci dan akurat. Dengan pencatatan yang baik, perusahaan dapat memastikan kontrol yang lebih baik atas persediaan dan pengeluaran, serta mendukung penyusunan laporan keuangan.
Kebutuhan Akuntansi Bisnis Kamu Ada Di Akuntansiku !
Yuk pakai software Akuntansiku mempermudah pencatatan pembelian barang dagangmu secara otomatis, mudah dan tentunya aman.
Akuntansiku bisa mencatat setiap transaksi keuangan secara efisien dan otomatis. Mulai sekarang, tak perlu lagi merasa kewalahan dengan angka-angka dan laporan keuangan yang rumit.
6 Alasan Mengapa Harus Memilih Akuntansiku untuk Bisnismu !
- Data Privasi Keuangan Bisnismu Tentunya Terjaga Kerahasiaannya
- Data Tersimpan di Cloud dapat diakses kapan saja, di mana saja, dengan perangkat apapun loh
- Akses Platform Apa Saja mulai dari Website, Aplikasi Android dan IOS, semua data dan laporan selalu tersedia dalam Genggamanmu
- Multi User, Akuntansiku dapat diatur Hak Akses masing-masing Karyawan
- User Friendly, tampilan mudah dipahami dan sederhana cocok untuk UMKM
- Dukungan Customer Service, Kami akan membantu jika user mengalami kesulitan atau mempunyai pertanyaan seputar penggunaan aplikasi melalui sambungan WhatsApp
Download Aplikasi pada Tombol dibawah ini
