Perkara invoice number, bisnis bisa terkesan kurang profesional, kok bisa? Asal tulis nomor ternyata bisa berpengaruh buruk pada laporan keuangan bisnis. Nah, biar tidak kejadian, penting bagi kita untuk mengatur penomoran dalam invoice.
Guna memastikan penerimaan pembayaran berjalan efektif, berikut beberapa tips mengatur invoice number yang bisa kamu praktekkan. Lanjutkan baca artikelnya sampai selesai ya.
Invoice number adalah …
Nomor invoice adalah nomor unik yang tercantum pada setiap invoice keluar untuk menandai dan melacak transaksi keuangan bisnis. Nomor invoice atau istilah lainnya nomor referensi, dan ID faktur, berguna untuk melacak setiap transaksi pembayaran yang masuk. Karenanya, invoice number wajib tercantum di tiap faktur, baik kertas maupun faktur digital.
Invoice number berisi angka, huruf, atau kombinasi keduanya yang kemudian membentuk pola tertentu. Misalnya berupa tanggal, kode pelanggan, atau elemen lain yang berkaitan antara proses bisnis perusahaan dan pelanggan.
Karena berupa kode unik, jadi setiap faktur yang dikeluarkan oleh perusahaan punya nomor invoice khusus atau berbeda dengan faktur lain. Nomor unik berguna untuk membedakan setiap transaksi secara sistematis, memudahkan proses pencatatan keuangan sekaligus pengelolaan pembayaran.
Membuat invoice number gak boleh asal-asalan. Kamu butuh sedikit ketelitian agar rapi dan mudah dalam proses identitikasi transaksi. Terlebih jika bisnismu semakin berkembang, dan punya banyak klien. Saran sih, kamu bisa gunakan metode atau pola penomoran invoice yang paling pas dengan bisnis.
Baca juga : 5 Tips Mengelola Piutang agar Cash Flow Bisnis Tetap Sehat
Seberapa penting invoice number?
Secara umum, nomor invoice berguna untuk melacak transaksi pembayaran yang dilakukan oleh klien. Fungsi lain dari ID faktur, diantaranya:
- Mencegah kasus double bayar. Satu invoice berlaku hanya untuk satu pembayaran. Kamu pasti gak mau kan ditagih dua kali hanya karena invoicenya sama atau bahkan gak pakai nomor? Nah, inilah gunanya invoice number, yaitu agar transaksi tercatat rapi, sehingga mudah dicek ulang di kemudian hari.
- Memudahkan pencarian data. Bayangkan setiap bulan tim keuangan perusahaanmu perlu mendokumentasikan ratusan invoice yang masuk. Tanpa nomor urut yang unik, kamu pasti akan kesulitan untuk mencari dokumen tertentu saat dibutuhkan sewaktu-waktu. Sementara dari sisi klien, mereka terkadang juga meminta histori transaksi tertentu karena ada kebutuhan. Dalam kasus ini, kamu bisa menemukan history pembayaran di sistem lebih cepat dan efisien jika catatan keuangan dan faktur terorganisir rapi, dikatalogkan menggunakan nomor invoice.
- Membantu pencatatan akuntansi lebih rapi dan akurat. Sistem penomoran faktur berurutan juga akan mempermudah pihak pajak dalam perhitungan pendapatan bisnis dan pelacakan pembayaran.
Invoice number harus berapa digit?
Seperti yang sudah disinggung pada paragraf sebelumnya, bahwa penomoran faktur membentuk pola tertentu, dan bisa jadi berbeda antar bisnis. Ini berarti invoice number tidak memiliki aturan pasti atau format baku, termasuk dalam hal jumlah digit.
Tiap bisnis aturan main sendiri untuk membuat nomor faktur. Beberapa cukup dengan 3 digital, berupa urutan angka. Sementara bisnis lain bisa jadi menetapkan pola 5 sampai 10 digit untuk nomor faktur mereka. Hal terpenting bukan jumlah digitnya, melainkan keunikan nomornya.
Umumnya, invoice punya beberapa komponen penting yang harus tertulis. Diantaranya nomor invoice, tanggal pembuatannya, identitas vendor, identitas klien, deskripsi detil produk/layanan, total keseluruhan dilengkapi pajak, serta ketentuan pembayaran.
Baca juga : Sales Invoice: Dokumen Penting Dalam Transaksi Penjualan
Mau buat invoice number simple? Berikut rekomendasinya
Tidak ada sistem penomoran invoice yang baku alias berlaku sama untuk semua bisnis. Meski begitu, kamu perlu memastikan sistemnya jelas dan konsisten. Sebaiknya gunakan metode atau pola yang menurutmu mudah dan nyaman untuk transaksi keuangan bisnis. Berikut beberapa rekomendasi metode yang umumnya dipakai dalam pembuatan nomor invoice.
Pertama, metode penomoran berurutan
Metode ini memberikan penomoran urutan naik satu per satu secara numerik untuk setiap faktur baru. Misal, 001, 002, 003, dan seterusnya. Metode ini menyarankan agar kamu menggunakan 3 4 digit.
Metode pertama terkesan mudah, namun rentan terjadi nomor duplikat. Solusinya, kamu bisa tambahkan nama pelanggan dan jumlah terutang di lembar terpisah. Opsi lain adalah menggunakan software akuntansi berbasis digital. Aplikasi invoice online biasanya akan memberikan nomor baru secara otomatis setiap kali kamu menerbitkan invoice, sehingga hal ini bisa mengantisipasi penomoran ganda.
Kedua, penomoran kronologis
Metode ini lebih panjang dan detil karena menambahkan tanggal pembuatan invoice. Format yang dipakai bisa: YYYYMMDD-001 atau DDMMYYYY
Contoh: 20230205-001. Artinya invoice nomor 001 dibuat pada tanggal 05, bulan Februari, Tahun 2023.
Di metode kedua, kamu juga bisa lho memodifikasi dengan menambah kode lain untuk informasi tambahan. Misalnya, ID pelanggan A adalah 31. Jadi nomor invoicenya ditulis 20230205-31-001
Baca juga : 7 Langkah Membuat invoice online kurang dari semenit
Ketiga, penomoran berbasis kode pelanggan
Untuk menetapkan invoice number berdasarkan nomor pelanggan bisa memasukkan tanggal atau tidak. Invoice number diawali nomor pelanggan, lalu diikuti tanggal (opsional), dan nomor urut.
Pada format ini, nomor urut letaknya selalu di akhir. Tujuannya untuk membantu pelacakan nomor dan menghindari duplikat. Contoh ID invoice adalah 3321-20230121-001. Artinya, invoice ini diterbitkan untuk klien X dengan nomor 3321, pada tanggal 21 Januari 2023.
Terakhir, penomoran berbasis proyek
Tidak jauh berbeda dengan metode ketiga, hanya saja pola terakhir ini cocok untuk bisnis yang punya banyak proyek, dan nomor proyek menjadi hal krusial, seperti di perusahaan konstruksi. Pola yang digunakan ada 2:
- Nomor proyek + nomor pelanggan + nomor urut atau,
- Nomor pelanggan + nomor proyek + nomor urut.
Contoh: VLPY382-213-01 atau ID invoice:213-VLPY382-01
Download Akutansiku, dan manfaatkan beberapa fitur gratis untuk jurnal keuangan harian bisnis!
