Buku besar (General Ledger), sekilas terdengar asing, terutama bagi mereka yang tidak berkecimpung dalam dunia akuntansi. Padahal, dalam bisnis, dia jadi salah satu tool untuk mengukur performa bisnis. General Ledger,berperan penting untuk mencatat, memilah, dan merapikan alur keuangan perusahaan.
Buku besar akuntansi merupakan ringkasan semua akun dalam sistem akuntansi. Dia adalah catatan utama untuk mengelompokkan setiap transaksi bisnis berdasarkan tipe akun. Mulai dari akun kas, utang, piutang, beban, dan pendapatan. Tool satu ini berguna untuk memudahkan analisis dan penyusunan laporan keuangan.
Ledger mampu menyajikan gambaran rinci mengenai kondisi keuangan perusahaan. Sehingga, hal ini memungkinkan pengelola bisnis maupun pihak yang berkepentingan lebih mudah dan cepat mengetahui posisi keuangan bisnis.
Lalu, bagaimana cara membuat buku besar? Apakah kita bisa membuatnya lebih efisien tanpa harus menghitung secara manual? Lanjutkan membaca artikelnya sampai selesai.
Baca juga : Akun Akun dalam Akuntansi: 5 Kategori Utama & Fungsinya
Fungsi dan Komponen Buku Besar Akuntansi
Seperti dibahas di paragraf sebelumnya, bahwa buku besar berguna untuk memudahkan kita dalam menganalisa serta menyusun laporan keuangan. Selain itu, tool ini juga punya beberapa fungsi lain kaitannya dengan pengelolaan keuangan perusahaan, diantaranya:
- Menjadi dasar pembuatan neraca saldo
- Membantu persiapan laporan pajak secara akurat sehingga terhindar dari masalah dengan pihak otoritas pajak
- Mempermudah untuk melacak histori transaksi per akun secara kronologis
- Mendeteksi kesalahan pencatatan manakala terjadi selisih antar akun
- Menjadi sumber informasi sebagai dasar dalam pengambilan keputusan
Stuktur penulisan buku besar terdiri dari beberapa komponen penting. Umumnya, dia terdiri dari waktu terjadinya transaksi, penjelasan atau keterangan, referensi berupa kode jurnal atau nomor dokumen, jumlah uang yang tercatat (debit/kredit), dan saldo.
Tutorial Membuat Buku Besar di Excel
Excel merupakan tools wajib untuk mengelola data keuangan bisnis. Selain gratis, tool ini juga mudah diakses, fleksibel, dan powerful. Agar lebih mudah menggunakan Excel untuk menyusun laporan keuangan, tentu saja kita harus memahami terlebih dahulu beberapa rumus penting, seperti IF, SUMIF, dan VLOOKUP.
Baca juga : 10 Rumus Akuntansi Penting di Excel
Membuat buku besar di Excel terbilang cukup mudah. Anda mungkin bisa membuatnya sendiri tanpa bantuan tim khusus IT atau akuntansi. Berikut step by step membuat buku besar di Excel.
Pertama, buatlah daftar akun atau nomor rekening. Chart of account (COA) berguna untuk mengelompokkan transaksi sesuai jenisnya, seperti aset, kewajiban, atau pendapatan. Caranya, di menu paling atas, tentukan nama akun atau pilih langsung dari list yang sudah ada. Daftar bisa dibuat sesuai nama akun atau kode rekening.
Cara membuatnya yaitu, pertama gunakan menu Data > Data Validation > Setting. Lalu, di menu Validation Criteria, pilih Allow, lanjut pilih List > Source, dan ambil data dari daftar akun. Daftar akun bisa dibuat dalam satu sheet dengan buku besar atau dibuat sheet berbeda dengan daftar akun (COA).
Langkah kedua, buat jurnal umum dan khusus untuk pencatatan transaksi harian. Jumlahkan transaksi rekening di sisi debit dan kredit, lalu hitung saldo rekening dengan rumus SUMIF. Saldo akan didapatkan dari hasil perhitungan selisih saldo pada debit dengan kredit. Pastikan setiap transaksi tercatat dengan benar di kolom debit dan kredit.
Terakhir, gunakan format 6 kolom untuk membuat buku besar otomatis menggunakan rumus Excel. Keenam kolom yang dimaksud terdiri dari kode akun, nama akun, keterangan, debit, kredit, dan saldo. Sekarang kamu bisa membuat sistem otomatis menggunakan Data Validation, SUMIF, dan VLOOKUP. Sistem tadi akan menampilkan data sesuai kode akun yang dipilih.
Baca juga : Contoh Neraca Lajur 6 Kolom
Jika belum terbiasa dengan rumus Excel, Kamu bisa membuat buku besar secara manual. Berikut langkap mudahnya:
- Buat kolom tanggal. Pengisian tanggal harus sama dengan tanggal pencatatan yang dibuat di jurnal umum
- Di kolom keterangan, tulis dengan nama akun yang berpengaruh di buku besar. Jika buku besar punya saldo awal, tuliskan keterangan saldo awal
- Tuliskan kolom referensi dengan jenis atau nama jurnal serta nomor halamannya. Misal, jurnal khusus halaman 5 bisa ditulis menjadi JK 05
- Isi kolom debit dan kredit sesuai posisi akun dalam jurnal umum. Contoh, jika akun kas di jurnal umum berada di kolom debit, maka dalam buku besar juga diletakkan di kolom debit
- Kolom saldo pada buku besar diisi dengan jumlah dari hasil penambahan atau pengurangan hingga diperoleh saldo akhir
Jika Anda tidak ingin menghabiskan cukup banyak waktu untuk melakukan pencatatan keuangan setiap bulannya, Anda bisa manfaatkan software pencatatan keuangan. Ada banyak aplikasi akuntansi yang menyediakan fitur pencatatan jurnal, arus kas perusahaan, dan buku besar.
6 Alasan Akuntansiku bisa Jadi Rekomendasi Aplikasi Keuangan Bisnismu !
- Data Privasi Keuangan Bisnismu Tentunya Terjaga Kerahasiaannya
- Data Tersimpan di Cloud dapat diakses kapan saja, di mana saja, dengan perangkat apapun loh
- Akses Platform Apa Saja mulai dari Website, Aplikasi Android dan IOS, semua data dan laporan selalu tersedia dalam Genggamanmu
- Multi User, Akuntansiku dapat diatur Hak Akses masing-masing Karyawan
- User Friendly, tampilan mudah dipahami dan sederhana cocok untuk UMKM
- Dukungan Customer Service, Kami akan membantu jika user mengalami kesulitan atau mempunyai pertanyaan seputar penggunaan aplikasi melalui sambungan WhatsApp
