Kalau kamu bekerja di bidang akuntansi, terutama bagian accounts receivable, pasti sering berhadapan dengan yang namanya sales invoice. Dokumen ini bukan sekadar tagihan, tapi bukti resmi kalau pekerjaan sudah selesai dan pembeli wajib melakukan pembayaran sesuai kesepakatan. Ibaratnya, sales invoice adalah tiket resmi untuk menagih pembayaran.
Sering kali, proses pembuatan sales invoice terasa rumit. Kamu harus membuka berbagai aplikasi, khawatir salah ketik, atau bingung menentukan formatnya. Padahal, kelancaran dalam urusan invoice sangat penting untuk menjaga arus kas perusahaan tetap sehat. Nah, supaya lebih mudah dipahami, yuk kita bahas cara membuat invoice secara manual dan otomatis!
Apa itu sales invoice dan mengapa begitu penting?
Secara sederhana, sales invoice adalah faktur penjualan yang diberikan oleh penjual kepada pembeli. Dokumen komersial tersebut berisi rincian tagihan atas produk/jasa yang penjual kirimkan ke pelanggan, meliputi rincian barang/jasa, total harga, dan pembayaran.
Sales invoice atau istilah lainnya faktur penjualan, termasuk dokumen penting dalam akuntansi. Fungsinya pertama, sebagai bukti transaksi yang sah. Faktur penjualan bisa dijadikan sebagai pegangan kuat bagi pihak penjual dan pembeli, jika terjadi perselisihan atau kesalahpahaman di kemudian hari.
Kedua, sales invoice adalah dasar penting untuk laporan pajak tahunan. Dengan data yang lengkap dan akurat, kamu bisa memenuhi kewajiban pajak lebih mudah. Terakhir, faktur penjualan memudahkanmu untuk melacak piutang atau pembayaran yang belum diterima.
Sales invoice akan mencatat tagihan atas barang dan jasa yang kamu kirim ke pelanggan. Dengan begitu, kamu bisa kroscek data konsumen yang belum melunasi pembayaran secara berkala.
Baca juga: Mengenal Macam-Macam Invoice: Dari Proforma hingga Recurring Invoice
Cara membuat sales invoice manual
Di bisnis skala besar, sales invoice biasanya dibuat oleh tim sales marketing. Tapi di beberapa praktek, sales invoice juga dibuat oleh admin, bahkan si pemilik bisnis.
Banyak yang berpikir bahwa membuat invoice secara manual itu merepotkan. Jika bisnismu masih kecil dan volume transaksinya belum terlalu banyak, cara manual menjadi pilihan tepat, karena dinilai lebih hemat biaya.
Salah satu cara paling mudah adalah menggunakan aplikasi sederhana seperti Microsoft Excel atau Google Sheets. Kamu bisa mulai dengan menyiapkan sebuah template di Excel. Setelah template siap, kamu tinggal mengisi informasi penting di dalamnya, seperti judul “INVOICE”, identitas perusahaan dan pelanggan, nomor invoice yang unik, serta tanggal pembuatan dan jatuh tempo pembayaran.
Di bagian tengah, buatlah tabel untuk merinci semua barang atau jasa yang kamu jual, lengkap dengan deskripsi, kuantitas, harga per unit, dan total harga. Excel akan otomatis membantumu menghitung total akhir. Setelah itu, jangan lupa tambahkan informasi metode pembayaran yang kamu sediakan, seperti nomor rekening bank atau QRIS. Kamu juga bisa menambahkan catatan ucapan terima kasih di bagian bawah. Setelah semua data terisi, simpan file dalam format PDF agar tidak bisa diubah-ubah, lalu kirimkan ke pelanggan.
Meskipun terlihat mudah, proses manual ini memiliki risiko kesalahan cukup besar, terutama jika volume transaksi terus meningkat. Salah mengetik satu angka saja dapat membuat laporan keuangan tidak akurat.
Baca juga: Sales Invoice: Dokumen Penting Dalam Transaksi Penjualan
Cara Membuat Sales Invoice Otomatis
Jika perusahaan mulai ramai, maka beralih ke sistem otomatis adalah pilihan yang tepat. Menggunakan software sales invoice akan membuat pekerjaan jauh lebih mudah dan efisien.
Langkahnya juga cukup sederhana. Pertama, pilihlah software yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaranmu. Banyak sekali pilihan aplikasi invoice yang tersedia saat ini, seperti Mekari, Paper.id, atau Akuntansiku. Setelah memilih, kamu tinggal mendaftar dan mengisi informasi perusahaanmu. Kamu juga bisa memilih template invoice yang kamu suka.
Selanjutnya, masukkan data pelanggan ke dalam sistem. Kelebihannya, data ini akan tersimpan, sehingga kamu tidak perlu mengetik ulang jika ada transaksi lagi di masa depan. Saat membuat invoice baru, kamu hanya perlu memilih nama pelanggan dari daftar dan memasukkan rincian barang atau jasa.
Sistem akan secara otomatis menghitung totalnya, sehingga kamu tidak perlu lagi khawatir salah rumus. Setelah selesai, kamu bisa langsung mengirimkan invoice tersebut ke pelanggan melalui email atau WhatsApp hanya dengan satu klik. Sistem juga bisa mengirimkan pengingat otomatis jika pembayaran sudah mendekati jatuh tempo, membuat proses penagihan jadi lebih praktis.
Manual vs otomatis, mana yang cocok?
Jika dianalogikan, membuat sales invoice manual itu seperti memasak menggunakan tungku, menjadi lebih hemat biaya, tetapi membutuhkan banyak waktu dan tenaga. Sebaliknya, membuat invoice otomatis seperti menggunakan rice cooker; lebih cepat, praktis, dan hasilnya konsisten.
Pilihan terbaik bergantung pada skala perusahaanmu. Invoice manual cocok untuk perusahaan yang masih kecil dengan volume transaksi yang sedikit. Namun, seiring dengan pertumbuhan perusahaan, mengotomatiskan proses ini adalah langkah yang tepat untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan menjaga arus kas tetap sehat.
Baca juga: Macam-Macam Jurnal Akuntansi dan Fungsinya dalam Sistem Pembukuan
Tips tambahan agar Invoice lebih efektif!
- Gunakan desain sederhana & mudah dibaca.
- Tulis tanggal jatuh tempo dengan jelas.
- Sediakan banyak metode pembayaran.
- Tetap ramah saat follow up, misalnya ucapkan terima kasih setelah klien bayar.
Kesimpulan
Pada akhirnya, membuat invoice adalah bagian tak terpisahkan dari tugas di bagian akuntansi. Baik dengan cara manual maupun otomatis, yang terpenting adalah invoice harus lengkap dan akurat. Jika perusahaanmu masih dalam tahap awal, cara manual bisa menjadi langkah yang baik.
Namun, untuk jangka panjang, mengotomatiskan proses ini adalah investasi yang cerdas untuk kelancaran operasional akuntansimu. Jadi, sekarang kamu sudah tahu, kan? Membuat invoice itu tidak sesulit yang dibayangkan!
Download Akutansiku, dan manfaatkan fitur sales invoice harian secara otomatis!
