Ada yang tahu apa itu PO? Dalam konteks bisnis, PO adalah singkatan dari dual hal. Pertama, purchase order, dan istilah kedua adalah singkatan dari pre-order. Nah, agar tidak salah persepsi, yang dimaksud PO pada pembahasan artikel ini adalah purchase order.
Purchase order menjadi elemen penting dalam sistem operasional dan laporan keuangan bisnis. Apa jadinya jika perusahaanmu mengalami penjualan barang membludak, namun ketersediaan atau stok barang di gudang terbatas?
Agar kejadian tadi tidak terjadi, kamu perlu yang namanya manajemen stok atau inventory. Kamu perlu memastikan persediaan barang produksi maupun barang untuk penjualan ke konsumen akhir selalu aman.
Nah, manajemen inventory erat kaitannya dengan purchase order (PO). Bisanya divisi pembelian (purchasing) akan menggunakan dokumen PO untuk pemesanan barang ke vendor atau supplier. Perlu diperhatikan bahwa dokumen PO dan invoice itu berbeda ya.
PO diterbitkan oleh pembeli sebagai tanda permintaan pembelian barang ke pihak penjual atau vendor. Sebaliknya, invoice atau faktur diterbitkan oleh penjual untuk dikirimkan ke pembeli setelah pesanan selesai.
Dengan kata lain, PO merupakan dokumen kontrak penjualan, sementara invoice adalah konfirmasi adanya traksaksi penjualan yang sudah dilakukan. Baca terus artikelnya untuk mendapatkan penjelasan lebih lengkap mengenai purchase order.
Baca juga: 5 Rekomendasi Software Purchase Order
Purchase order: definisi, dan format penyusunannya
Kamus Bahasa Inggris Cambridge mengartikan purchase order sebagai dokumen kontrak barang atau jasa yang dibeli oleh pembeli. Umumnya, pembeli menerima barang setelah mengirimkan bukti PO dan sebelum menerima tagihan pembayaran.
Definisi lain menyebut, purchase order adalah dokumen resmi yang dibuat oleh pembeli untuk meminta pemasok menyediakan stok barang atau jasa. Dokumen tersebut biasanya berisi rincian total produk/jasa, harga yang harus dibayar, metode sekaligus tanggal pembayaran.
Dokumen PO berfungsi sebagai kontrak yang melindungi penjual dari risiko batalnya pembayaran atas barang yang dibeli. Selain sebagai jaminan keamanan dari penipuan, PO bisa membantu kita mengamankan stok barang dengan harga yang diinginkan.
Melansir informasi dari laman Hukum Online, PO memiliki kekuatan hukum mengikat sebagai perjanjian bagi kedua belah pihak. Syaratnya, dokumen tersebut telah ditandatangani oleh pihak-pihak yang terlibat.
Aturan tersebut didasarkan pada Yurisprudensi Mahkamah Agung melalui Putusan Mahkamah Agung Nomor 1506 K/Pdt/2002 hal.105 menyebutkan bahwa PO bertanda tangan kedua belah pihak yang mengingatkan diri adalah sebuah kesepakatan. Karenanya dia berlaku sebagai Undang-Undang yang mengikat keduanya.
Lebih lanjut, Hikmanhanto Juwana menjelaskan bahwa PO dianggap sebagai perjanjian karena umumnya punya perjanjian payung yang mengatur syarat dan ketentuan dari setiap PO, dan bisa merujuk pada ketentuan umum dalam perjanjian payung.
Baca juga: Sales Invoice: Dokumen Penting Dalam Transaksi Penjualan
Dokumen PO bisa berbentuk dokumen tertulis maupun elektronik. Jika bentuknya berupa dokumen tertulis, pastikan harus ada tanda tangan dari pihak pembeli dan vendor. Sementara untuk PO elektronik atau berbasis digital, bisa dikirim melalui email atau aplikasi khusus.
Dokumen PO memuat komponen yang wajib tertulis secaara detail. Beberapa komponen yang harus ada dalam PO meliputi nama produk pesanan, nomor dokumen, tanggal transaksi, kuantitas, harga tiap produk dan total harga, PPN, tanggal jatuh tempo pembayaran, dan tanda tangan atau kolom otoritas.
Format penulisan purchase order
Penulisan PO formatnya bisa jadi tidak sama antara perusahaan. Meski begitu, umumnya PO memuat 4 info penting berikut:
- Nama pembeli atau pemesan untuk memastikan penerimaan barang dengan tepat
- Nomor pesanan yang terdiri dari beberapa digit nomor unik, berupa tanggal, nomor urut, dan kode perusahaan. Nomor pesanan berguna untuk mengecek ulang info pengiriman dan faktur.
- Jumlah pesanan. Di sini, harus ditulis jumlah barang yang dipesan besera nomor katalog yang relevan.
- Detail pesanan. Biasanya memuat informasi tentang detil barang/jasa, alamat pengiriman, tanggal dan metode pengiriman.
Baca juga: Membuat Income Statement untuk Bisnis UMKM
Prosedur pembuatan PO
Membuat purchase order terbilang cukup mudah. Berikut langkah-langkah yang perlu disiapkan sebelum membuat PO.
Pertama, buat catatan stok barang
Langkah paling awal sebelum membuat dokumen PO adalah dengan mendata barang apa saja yang stoknya hampir habis atau dibutuhkan oleh bisnis. Kita juga bisa minta draft dokumen ini kepada tim gudang.
Daftar permintaan pembelian (purchase requisition) nantinya dibutuhkan oleh divisi purchasing untuk melacak barang yang dipesan. Berikutnya, setelah permintaan pembelian disetujui oleh kepala divisi terkait, perusahaan baru bisa menerbitkan PO. Dokumen tersebut nantinya akan membantu kita untuk mencatat pengeluaran bisnis.
Kedua, membuat purchase order
Jika dokumen PO sudah disetujui oleh para pimpinan perusahaan, selanjutnya bisa dikirimkan ke pihak vendor atau supplier. Dokumen ini sekaligus menjadi pemberitahuan agar pihak vendor menyediakan pesanan dari pembeli, sebagaimana tertulis dalam PO.
PO bisa dibuat secara manual di Excel dan Microsoft Word maupun menggunakan software PO. Pastikan semua informasi penting atau komponen sudah tercantum dalam PO. Format penulisannya sebagaimana dibahas pada paragraf sebelumnya. Jika sudah, kirimkan PO ke penjual atau supplier. Pengiriman bisa secara langsung atau melalui platform digital seperti email, dan pesan WhatsApp.
Ketiga, konfirmasi pesanan oleh penjual
Penjual atau supplier akan mengecek dokumen PO yang masuk, dan memastikan apakah barang yang diminta tersedia atau tidak. Jadi, penjual bisa saja menerima atau menolak pesanan tersebut, itu semua tergantung pada stok barang. Jika sudah oke atau PO diterima, artinya dokumen PO statusnya menjadi kontrak yang mengikat secara hukum bagi kedua belah pihak. Dengan begitu, penjual akan memproses pesanan sesuai yang tercantum pada PO.
Terakhir, pengiriman invoice kepada pembeli
Pihak penjual atau supplier akan mengirimkan invoice atau faktur ke pembeli. Sebelum pembayaran, ada baiknya pembeli memastikan invoicenya terlebih dahulu. Jika ada data yang berbeda, bisa segera dikonfirmasi ke supplier. Jika sudah oke, maka pembeli bisa membayar sesuai nominal yang disepakati.
Untuk pengiriman invoice sendiri bisa diberikan bersamaan dengan pengiriman barang. Ada juga yang diberikan beberapa hari setelah barang dikirim ke pembeli. Invoice menjadi bukti sah bahwa permintaan PO sudah selesai.
Baca juga: 5 Rekomendasi Software Akuntansi Berbasis Cloud
Kesimpulan
Sesuai namanya, purchase order adalah dokumen pesanan pembelian yang dibuat oleh penjual untuk ditujukan kepada pembeli atau supplier. PO juga termasuk dokumen resmi yang sifatnya mengikat pihak-pihak terkait. Penjual atau supplier akan mengecek PO dan memastikan stok barang tersedia. Jika sudah oke, penjual akan mengirimkan faktur (invoice) ke pembeli.
Manajemen PO bisa dilakukan secara manual maupun menggunakan software PO. Untuk manual, setidaknya ada 3 tantangan, yaitu soal entri data, PO matching, dan approval. Untuk itu, Anda bisa mempertimbangkan untuk beralih ke sistem digital.
Beberapa software akuntansi melengkapi sistem jurnal pembukuan dengan fitur PO, invoice atau faktur, dan lainnya. Cari dan gunakan aplikasi akuntansi yang pas dengan budget, dan proses bisnis Anda. Anda bisa coba layanan pembukuan gratis dari Akuntansiku. Jika merasa puas dan nyaman, mungkin Anda bisa ugrade ke fitur premiumnya.
