Setiap transaksi jual beli biasanya disertai tanda bukti berupa nota. Ada dua jenis nota yang seringkali dipakai dalam transaksi bisnis, yaitu nota kredit dan debit. Lalu, apa perbedaan keduanya? Artikel kali ini akan membahas soal nota debit vs kredit, perbedaan dan contoh penggunaan keduanya.
Nota debit
Merangkum dari beberapa referensi online, note debit diartikan sebagai dokumen yang dikirimkan oleh pembeli kepada penjual sebagai bukti pengurangan utang. Ada juga yang mengartikan sebagai bukti transaksi pengembalian barang yang dibeli atau retur pembelian. Sederhananya, nota debit merupakan dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk dikirimkan ke pihak penjual.
Jika transaksi pembelian dilakukan secara kredit, pembeli akan mendebet akun utangnya ke rekening penjual. Dengan begitu, kewajiban pembeli jadi berkurang. Sebaliknya, jika transaksi pembelian secara tunai, maka pembeli mendebet akun kasnya karena menerima kembali uangnya. Nah, karena pembeli dapat uang tunai dari pengembalian barang tadi, maka di pembukuan dia harus mendebet akun kas atau menambah saldo kas.
Nota debit biasanya diberikan bersamaan dengan pengembalian barang ke penjual. Biasanya, pembuatannya disebabkan oleh alasan tertentu, seperti:
- Barang pembelian yang diterima kondisinya rusak, cacat, atau tidak sesuai pesanan
- Tagihan total pembelian barang tidak sesuai, bisa kelebihan atau jumlahnya kurang
- Penulisan jumlah atau nilai nominal di faktur tagihan keliru
Retur penjualan atau pembelian barang bergantung pada kesepakatan bersama antara penjual dan pembeli. Biasanya nota debit punya dua salinan. Satu lembar nota asli dikirim ke penjual bersamaan pengembalian barang. Sementara lembar lain berupa salinan nota disimpan oleh pembeli sebagai bukti catatan.
Pastikan nota debit didokumentasikan dengan baik. Hal ini berguna untuk memastikan akuntansi yang tepat dan mencegah kesalahan. Selain itu, dokumentasi nota debit akan mempermudah proses audit dan pencatatan untuk referensi di kemudian hari.
Baca juga : Contoh Laporan Keuangan Praktis untuk Pemula
Komponen Nota Debit
Pada dasarnya, nota debit disesuaikan dengan perusahaan terkait. Namun, secara umum nota debit terdiri dari beberapa komponen berikut:
- Nama Pengusaha Kena Pajak (PKP) pembeli
- Nama PKP penjual
- Nomor dan tanggal pembuatan nota debit
- Keterangan tentang jenis barang, jumlahnya, harga barang per item, dan total harga barang yang didebit
- Nama lengkap dan tanda tangan pembeli
Nota Kredit
Nota kredit dikeluarkan untuk kepentingan transaksi penjualan. Dia merupakan bukti transaksi atas pengembalian barang yang dijual dari pembeli ke penjual. Jadi, nota kredit dibuat oleh pihak penjual untuk dikirimkan ke pembeli.
Penjual wajib mengirimkan nota kredit sebagai bukti telah menerima retur barang sekaligus mengkredit akun pembeli. Jadi, jika terjadi retur barang, pembeli harus menerbitkan nota debit dan mengembalikan barang ke panjual. Lalu, si penjual akan menerbitkan nota kredit. Setelah itu, penjual akan menerbitkan faktur pajak batal atau faktur pajak pengganti, tergantung konteks perkara yang dihadapi.
Sama halnya nota debit, jika transaksi jual beli dilakukan secara kredit, maka penjual akan mengkredit akun piutang pembeli. Hal ini secara otomatis akan mengurangi kewajiban si pembeli. Sebaliknya, jika transaksi jual beli berlangsung secara tunai, penjual akan mengkredit akun kas atau mengurangi harga faktur, dan mengembalikan kas ke pembeli.
Transaksi pengembalian barang biasanya disesuaikan dengan kesepakatan pihak pembeli dan penjual. Karena terkadang, saat terjadi retur barang karena beberapa alasan, pembeli tidak ingin pengembalian dalam bentuk uang, namun mengganti barang lain.
Seperti nota debit, nota kredit juga dibuat minimal dalam dua rangkap. Nota asli untuk pembeli, dan lembar lainnya untuk dokumentasi si penjual. Pengiriman nota kredit dilakukan secara fisik melalui pos atau secara online lewat email.
Setelah penerbitan nota kredit, penjual perlu melakukan penyesuaian pencatatan akuntansi. Hal sama juga perlu dilakukan oleh pembeli. Dia perlu menyesuaikan catatan akuntansinya, mengurangi jumlah terhutang kepada penjual.
Baca juga : Strategi Akuntansi: Pencatatan Jurnal Pembelian di Perusahaan Dagang
Komponen Nota Kredit
Saat membuat nota kredit, pastikan Anda mencantumkan beberapa komponen penting berikut:
- Nama PKP penjual beserta rincian kontak
- Nama PKP pembeli beserta rincian kontak
- Nomor dan tanggal penerbitan nota kredit
- Rincian nota kredit mencakup jenis barang, jumlah barang, harga barang per unit, dan total harga barang yang dikreditkan.
- Nama lengkap dan tanda tangan penjual
Bisa disimpulkan, nota debit dan kredit sama-sama dokumen penting yang biasa digunakan dalam transaksi bisnis. Meski punya hubungan, keduanya punya perbedaan dari sisi pengertian, pihak yang membuat, dan fungsi.
Nota debet dikeluarkan oleh pihak pembeli karena adanya retur barang ke pembeli, sementara nota kredit diterbitkan oleh penjual setelah menerima pengembalian barang dari pembeli. Dari segi fungsi, nota kredit digunakan untuk mengurangi piutang yang ditagihkan ke pembeli. Di sisi lain, nota debet berfungsi sebagai dasar pengurangan utang usaha si pembeli.
Mengelola transaksi dengan nota debit maupun kredit memang cukup ribet kalau masih dilakukan secara manual. Nah, dengan aplikasi jurnal keuangan seperti Akuntansiku, semua pencatatan jadi lebih praktis, rapi, dan otomatis tercatat tanpa pusing. Saatnya tinggalkan cara lama, dan biarkan Akuntansiku bantu bisnis Anda lebih efisien. Download aplikasi Akuntansiku dan manfaatkan fitur gratisnya untuk laporan keuangan yang lebih praktis.
Baca juga : Contoh Laporan Keuangan Praktis untuk Pemula
